Посадова інструкція і вакансія: зваблива воронка для продуктивного кандидата

Сьогодні зануримося в складання вакансії ще глибше, щоб розібратися, що таке посадові інструкції, як вони впливають на найм та яку користь приносять бізнесу. Також поговоримо про опис вакансії, і який зв’язок між нею та посадовою інструкцією.

Офіційне працевлаштування чи робота у великій компанії виглядає наступним чином. Компанія створює штатну одиницю — це вакансія, на яку претендує людина певної професії та певного рівня навичок. Тоді як кандидат відгукнеться на вакансію, він дізнається про посадову інструкцію — документ, де розписані задачі на цій посаді, умови праці, графік, відповідальність за провали тощо.
Ось чому ми в Perfomia радимо складати посадові інструкції, навіть невеликим компаніям.
Для працівника — це первинний документ, на який можна послатися, якщо працівнику буде щось не так. Наприклад, як постійні перероблювання та графік, який розтягується в залежності від задач, і ніяк не регламентується виплатами.
Для роботодавця — це документ, який також може розв'язувати певні проблеми. Наприклад, якщо якість роботи працівника не відповідає прописаним нормам, його можна звільнити, зменшити платню тощо. Також посадова інструкція не дозволить працівникам трактувати свої задачі, як їм заманеться.
По суті, посадова інструкція — це велике технічне завдання, яке описує всі задачі та роботу працівника на сі випадки життя. Якщо виникає нова задача, то у працівника вже прописані алгоритми дій та рамки, в яких він працюватиме. Навіть якщо додаткових уточнень від керівництва немає.
Наприклад, програміст робить сайти для клієнтів компанії. До них звернувся новий клієнт і просить «красивий сайт». Без посадової інструкції, по суті програміст має право розробити будь-який сайт, який вважає красивим. Але клієнт буде незадоволеним, якщо програміст не влучить в його бачення. Але з іншого боку, програміст теж правий, адже він прямо слідкував за вказівками клієнта. Розібратися буде важко, почнеться тяганина, компанія втратить клієнта, грошу, купу нервів та можливо і програміста.
Посадова інструкція вирішує ці проблем. Але щоб скласти посадову інструкцію, потрібен досвідчений HR, або юрист. Багато хто обирає курси підбір персоналу, щоб навчити власний штат HR-ів покращити найм завдяки в тому числі посадовим інструкціям.

Посадова інструкція — це документ, який має юридичну силу, може бут доволі нудним, і обов’язково підписаним як працівником, так і власником.
Текст вакансії має більш довільну форму, хоча зміст має більше значення. Адже посадову інструкцію читають вже ті, хто майже працевлаштований. А текст вакансії змушує шукача обрати саме ваш бізнес з сотень інших варіантів.
Зв’язок такий: посадова інструкція розписує робочий процес, юридичну захищеність та задачі працівників, а опис вакансії — запаковує все це в привабливу обкладинку. І потрібний бізнесу кандидат одразу захоче надіслати резюме по вказаним контактам.
До цього додаються ще такі вішки. наприклад, цінності компанії, бонуси, переваги, юридичний захист тощо.
Варіанти пошуку співробітників є різні, але ця комбінація найпростіша та дуже ефективна, незалежно від досвіду та скілів вашого HR.
Є кілька простих порад по складанню опису вакансії:
— Розкажіть не лише про компанію, а і про команду. Мало знати, що компанія отримала нагороду чи примножила прибуток в два рази за останній рік. Розкажіть про людей, з якими працюватиме майбутній кандидат.
— Попередьте про етапи рекрутингу та відбору.
— Дайте кілька контактів для зручності: телеграм, вайбер, просто номер телефону, пошту тощо
— Структуруйте опис: розділіть за презентацію (де опишіть компанію), задачі, які матиме працівник, мотивація (зарплата, бонуси, безкоштовне навчання тощо). Не соромтесь закликати до дії, щоб кандидат звернув увагу на вказані контакти.

Окрім цього, посадова інструкція впливає на рекрутинг та робочі процеси наступним:
Підвищення. В посадових інструкціях прописується коли і яким чином зарплата працівника зростатиме. Наприклад, через рік роботи без доган чи штрафів.

Система бонусів. Вчся команда розуміє, за що і яким чином отримає додаткову мотивацію.
Вирішення спірних питань. Якщо щось піде не так, посадова інструкція швидко зведе на нуль конфлікт.

Посадова інструкція пояснює працівнику, як ефективно виконувати завдання і відчувати себе в юридичній безпеці. Роботодавець, опираючись на цей же документ, точно знає, що кожен працівник чітко усвідомлює власні обов'язки та задачі.