Как стать успешным руководителем

У Вас иногда возникает чувство, что Вы работаете 25 часов в сутки? Даже Ваши выходные заняты постоянным решением рабочих задач, но при этом полученные результаты не оправдывают Ваших ожиданий? В этой статье мы поговорим о том, почему так происходит, и как можно достигать намеченных целей без постоянной перегрузки.

Как Вы считаете, что объединяет всех успешных людей? По нашим наблюдениям, они обладают способностью добиваться желаемых результатов при наименьшей затрате времени, ресурсов и сил. По-другому эту способность можно назвать эффективностью. Перегрузка, постоянный стресс и круглосуточная занятость не являются синонимами высокой эффективности руководителя. Скорее, наоборот. Они показывают, что совершаемые им действия недостаточно эффективны.

Как же сделать работу руководителя более эффективной? Всевозможные курсы для руководителей по-разному отвечают на этот вопрос. Одни семинары для директоров концентрируются на разработке верной стратегии, другие делают упор на работе с мотивацией, третьи учат правильному распределению времени. Перформией разработаны авторские обучающие семинары для руководителей компаний, которые посвящены вопросу повышения эффективности. Сейчас мы хотим поделиться с Вами нашими ключевыми наработками в области управления и дать несколько рекомендаций о том, как сделать его более успешным и эффективным.

Для того, чтобы что-то улучшить, необходимо вначале выяснить, от каких вообще факторов зависит то, что мы хотим изменить.

На наш взгляд, эффективность зависит, в первую очередь от того, что мы делаем в настоящий момент, в каждую отдельно взятую минуту, то есть здесь и сейчас. Именно те действия, которые мы совершаем сейчас, определяют то, насколько успешны мы будем в будущем, как быстро и легко мы сможем добиться намеченных целей и получить желаемые результаты. Давайте рассмотрим это на простом примере.

Представьте, журналисты популярного в Вашем городе бизнес-журнала попросили Вас написать статью о Вашей компании и её услугах. Вы с энтузиазмом приступили к написанию статьи. Вскоре Вам понадобилось уточнить значение какого-то слова, Вы открыли электронную версию толкового словаря, чтобы его посмотреть, и заодно увидели на этой страничке анонс фильма, на который давно хотели пойти. Вы заинтересовались, перешли по ссылке, узнали, когда будет показ, заказали билеты. Уже хотели вернуться к написанию статьи, но тут по скайпу написал друг, с которым Вы очень давно не виделись, и пригласил к себе на день рождения. Не можете же Вы ему не ответить. Потом Вам позвонили по рабочим вопросам, которые никто не может решить без Вашего одобрения…

Так прошло 5 часов. А вместо готовой статьи у Вас напечатан один абзац. Вроде бы, Вы всё это время были чем-то заняты. Но можно ли сказать, что Вы эффективно его провели? Добились ли Вы успеха? Нет. Потому что Ваша цель — написать статью — так и не была достигнута. Вы отвлеклись от намеченной цели и занимались тем, что никак не способствовало её реализации. Таким образом каждый день множество людей буквально “тонет” в личной неэффективности.

Эффективность зависит от того, насколько мы можем сконцентрироваться на нужной нам цели и делать те действия, которые приведут нас к её осуществлению. Но, чтобы удерживать фокус на желанной цели, нам необходимо направлять на неё внимание, согласны? Внимание, на наш взгляд, является очень важным фактором, от которого зависит эффективность, а также самым ценным ресурсом руководителя. Поэтому поговорим о нём более подробно.

К сожалению, многие руководители недооценивают важность внимания и его влияние на эффективность их работы. А ведь в нашей жизни развиваются только те области, на которые мы направляем внимание. Представьте, что у Вас на подоконнике стоит цветок. Если Вы будете направлять на него внимание, Вы будете понимать, как именно за ним нужно ухаживать: поливать, удобрять, подвязать ветки или пересадить. В этом случае Ваш цветок будет расти, цвести и радовать глаз. Если Вы уберёте с него внимание, то непременно забудете о нужном ему уходе, и в скором времени цветка у Вас уже не будет.

То же самое касается любой области жизни и бизнеса: пока Вы направляете на неё своё внимание, она будет развиваться и процветать. Как только Вы перестанете это делать, в ней начнёт появляться всё больше и больше проблем. Поэтому, если Вы хотите достичь в какой-то области хороших результатов — Вам необходимо чётко ставить цели и удерживать на них своё внимание. Большинство планов не реализовывается именно потому, что на середине пути к цели наше внимание отвлекается и переключается на другие дела.

Есть важный аспект, касающийся внимания, который необходимо прояснить. Тут важно понимать, что количество нашего внимания ограничено! У кого-то его чуть больше, у кого-то чуть меньше, но у каждого человека есть определённый лимит внимания. Давайте представим, что его можно измерить в условных единицах внимания. Можно сказать, что мы направляем единицы нашего внимания на всё, что мы делаем и о чём мы думаем.

Если мы занимаемся простым и знакомым нам делом, то достаточно направить на него всего пару единиц внимания. Например, можно мыть посуду, одновременно разговаривая с детьми и думая о том, куда Вы поедете с семьёй на выходные. При этом Вы всё равно получите нужный результат — чистую посуду. Чем более важное и ответственное у нас дело — например, выполнение акробатического трюка на большой высоте или переговоры с иностранной компанией о возможности сотрудничества — тем больше единиц внимания мы должны туда направить, чтобы сделать его успешно. Рассмотрим, как это применимо к ведению бизнеса.

Представьте, Вы приехали на деловую встречу, чтобы заключить договор о сотрудничестве с новым партнёром. Эта встреча очень важна для Вас, поэтому нужно направить на разговор с партнёром много внимания. У Вас на этот момент есть, скажем, 10 единиц внимания, и Вы все их направляете на общение. Через 15 минут после начала разговора Вам звонит главный бухгалтер и сообщает, что кто-то из клиентов всё ещё не перечислил деньги за приобретённый у Вас товар, и из-за этого она не может совершить запланированные на сегодня оплаты. Естественно, находясь на встрече, Вы не можете решать этот вопрос, поэтому обещаете перезвонить бухгалтеру через 2 часа. Но теперь Вы будете помнить о том, что на работе есть проблема, для решения которой необходимо Ваше участие. Следовательно, этот вопрос, хотите Вы того или нет, уже удерживает несколько единиц Вашего внимания.

Значит, партнёру Вы можете уделить уже не 10, а 7 единиц внимания.
Ещё через 10 минут звонит Ваша сестра и хочет обсудить с Вами совместный подарок на юбилей свадьбы Ваших родителей. Конечно же, Вы объясняете, что заняты и позвоните ей позже. Но Вы же всё равно помните, что сестра расстроилась из-за того, что Вы ей время не смогли уделить. Да и праздник у родителей действительно уже скоро… Примерно 2 единицы внимания у Вас осталось на этом вопросе. И Вы уже можете уделить собеседнику только половину внимания, которого на самом деле требует эта встреча.

Следовательно, Вы общаетесь уже с меньшей эффективностью, чем могли бы.
Вскоре Вам звонит офис-менеджер, в панике сообщает, что из-за ремонта в соседнем офисе повредилась проводка, поэтому теперь во всём доме нет света, и спрашивает Вас, что же теперь делать. Естественно, находясь вдали от офиса, Вы не можете изменить ситуацию. Но этот форс-мажор тоже заберёт часть Вашего внимания. Всё, после этого встречу можно заканчивать и переносить на другой раз. У Вас уже не осталось свободных единиц внимания, чтобы сосредоточиться на обсуждении нюансов сотрудничества и эффективно решить возникающие вопросы.

В итоге, Вы потратили почти час времени, но изначальной цели — заключить договор о сотрудничестве — так и не добились. Ваше состояние далеко от идеального, а именно вы раздражены, вспыльчивы и готовы оторвать кому-нибудь голову, так как на Вас свалилось много проблем, которые надо решать, и Вы даже не представляете, за что браться в первую очередь. Да и Ваш партнёр явно не в восторге от этого. То есть, назначить новую встречу с ним будет проблематично. В таком состоянии большинство руководителей проводит каждый рабочий день. И в этом состоит одна из главных причин их слабой эффективности.

Многие сотрудники воспринимают кабинет руководителя как проходной двор, в который можно прийти в любое время, когда у них возникает трудность или проблема. Поэтому, стоит только руководителю появиться в офисе, как на него сваливается множество незапланированных задач, как важных, так и не очень. Это неминуемо приводит к тому, что у руководителя остаётся всё меньше и меньше свободного внимания. Ведь, даже отправив сотрудника самостоятельно решать какую-то проблему, он всё равно будет о ней помнить до того момента, пока он не узнает, что она решена.

При этом у любого руководителя есть множество своих важных задач, которые он не может передать кому-то другому. В итоге у него просто не остаётся достаточного количества внимания для их эффективного решения . Отсутствие свободного внимания вызывает состояние стресса: руководитель становится нервным, легко раздражается и повышает голос без видимого на то повода. Знакомое состояние? Многие уверены в том, что постоянные стресс и перегрузка прилагаются к управляющей должности. На самом деле, это лишь следствие того, что внимание руководителя “зависло” на слишком большом количестве незаконченных дел.

В Перформии мы называем такие проблемы незавершёнными циклами. Цикл — это что-то, повторяющееся из раза в раз. Философ 20 века Л.Рон Хаббард дал такое определение циклам действий: “Цикл действия — это начать, изменить и закончить или остановить”. Любое наше действие состоит из начала, потом какого-то изменения и завершения. Например, Вы начинаете разговор, что-то меняете и затем завершаете его, достигнув какого-то понимания. Когда Вы готовите завтрак, Вы начинаете, потом что-то меняете — варите гарнир, нарезаете овощи для салата, добавляете новые ингредиенты, смешиваете их — и завершаете приготовление завтрака, как правило, получив в итоге готовое вкусное блюдо. Занятие, которое Вы начали делать, но оставили незаконченным, является незавершённым циклом.

Л.Рон Хаббард обладая невероятной личной эффективностью, сформулировал секрет эффективности так: “Ключ к эффективности — это делать то, что Вы делаете, в то время, когда Вы это делаете”. То есть, для того, чтобы делать что-то максимально эффективно, всё Ваше внимание должно быть направлено именно на это занятие. И Вы не должны позволять никому и ничему отвлекать Вас от него, пока Вы не закончите им заниматься. При этом, даже если к Вам никто не будет заходить или звонить, но у Вас есть начатые ранее и ещё незавершённые циклы, то Ваше внимание всё равно не свободно. Каждый незакрытый цикл удерживает на себе какое-то количество единиц Вашего внимания. Если Вы начинаете новый цикл, не имея достаточного количества свободного внимания, Вы будете действовать в разы менее эффективно, чем могли бы.

Важность наличия у людей на управляющих должностях свободного внимания косвенно подтверждают и многие семинары для руководителей отделов, посвящённые повышению их эффективности. Они часто учат руководителей различным техникам эффективного планирования работы, как своей, так и сотрудников, находящихся в подчинении у руководителя. Но для того, чтобы планировать любую деятельность, необходимо наличие большого количества свободного внимания. Иначе Вы просто не сможете удерживать в голове множество нюансов и прослеживать взаимосвязь событий. Поэтому руководителю очень важно следить за тем, чтобы у него всегда было достаточное количество свободного внимания.

Мы выделили следующие рекомендации, позволяющие руководителям освободить своё внимание и повысить эффективность их работы:

1. Воспринимайте внимание как свой основной ресурс
Очень часто руководители недооценивают важность своего внимания. Поэтому они порой сами создают себе незавершенные циклы и позволяют своему вниманию “зависать” на них. Например, можете ли Вы вспомнить случай, когда Вы видели на почте письма, на которые нужно ответить, но откладывали ответ “на потом”, так как вопрос не являлся срочным? У большинства людей такие ситуации происходят почти каждый день. Но в тот момент, когда Вы отложили ответ на письмо, Вы создали незавершённый цикл, на котором теперь удерживается определённое количество Вашего внимания. И это уже в какой-то степени снижает Вашу эффективность работы.
Теперь, что нужно сделать, чтобы освободить Ваше внимание? Ка минимум, ответить на все письма, которые были отложены “на потом”. Но достаточно ли этого? Ведь, согласитесь, часто, написав и отправив ответ, Вы продолжаете думать о том, получили ли человек Ваше письмо, прочитал ли он его, понял ли, что Вы хотели сказать. Ваше внимание будет удерживаться на этом вопросе до тех пор, пока Вы не получите подтверждения тому, что тот, кому Вы писали, получил письмо и прочитал его.
То же самое касается письменных поручений, которые Вы даёте сотрудникам. Не получив от них подтверждения о том, что Ваше письмо получено и понято, Вы не уверены до конца, что сотрудник выполнит поручение и сделает это вовремя. Поэтому очень полезно ввести в корпоративную культуру компании правило о том, что на все письма должен быть дан ответ сразу же после их прочтения, что письмо получено, понято и принято в работу. Даже если человеку, получившему письмо, всё понятно, и у него нет дополнительных вопросов. Простая фраза “Хорошо, всё понятно” в ответ на письмо может освободить как Ваше внимание, так и внимание Ваших сотрудников. Что, в свою очередь, поможет Вам более эффективно управлять персоналом.

2. Наймите личного помощника

У каждого руководителей обычно существует множество циклов и задач, которые могут решить только они. Поэтому, уезжая на важные встречи, они не могут позволить себе выключить телефон и остаться без связи. Но если проанализировать входящие звонки руководителя, то может выясниться, что из 70 звонков, поступивших за 2 часа встречи, только 3 оказались безотлагательно важными. Поэтому для более эффективной работы руководителю необходим личный помощник или ассистент, который будет фильтровать его коммуникацию и не допускать, чтобы внимание руководителя “зависало” на незначительных вопросах.

Продуктом работы личного помощника является освобождённое время и внимание руководителя. Ему нужно будет самому решать многие вопросы, чтобы не занимать ими внимание руководителя. Поэтому на эту должность необходимо нанимать только перформера, то есть, человека, который видит конечный результат своей деятельности и может самостоятельно найти и реализовать решения, позволяющие как можно быстрее его достичь.

Многие руководители поначалу не соглашаются с необходимостью найма ассистента, так как у нас бытует мнение, что хороший руководитель — это тот, кто может всё делать сам. Однако мы рекомендуем посмотреть на этот вопрос с другой стороны: именно Вы определяете курс развития компании и решаете главные стратегические задачи. От того, насколько эффективно Вы это делаете, зависит будущее всего Вашего бизнеса. А, как мы выяснили ранее, для того, чтобы делать что-то эффективно, Вам необходимо иметь достаточно свободного внимания. Именно его и обеспечит Вам найм хорошего помощника. Таким образом, наличие у Вас ассистента можно назвать залогом дальнейшего успешного развития компании.

3. Выписывайте все незавершённые циклы

Сразу хотим прояснить, что незаконченным циклом является любой начатый Вами (даже в мыслях) цикл, который Вы не завершили. Даже когда Вы просто подумали о том, что надо бы позвонить родственникам, с которыми давно не общались, или о том, что неплохо было бы прочесть какую-то книгу о нюансах работы в Вашей сфере деятельности, Вы уже начали цикл. И если он не был завершён, то он удерживает на себе Ваше внимание, снижая Вашу эффективность и вызывая у Вас состояние раздражительности и взвинченности.

Чтобы освободить Ваше внимание, мы рекомендуем хотя бы раз в неделю выписывать все моменты и действия, на которых у Вас находится внимание, то есть, о которых Вы помните. Проанализируйте этот список. Наверняка там есть что-то, что уже не является актуальным или важным. Сразу же вычёркивайте это. Если Вы видите в списке что-то важное, что можно сделать прямо сейчас — делайте. Например, ответьте на письмо другу, который пригласил Вас на день рождения, или позвоните родственникам, или найдите ту книгу, которую хотели прочесть, и прочитайте её.

Начните завершать самые простые из выписанных циклов, те, которые можно сделать прямо сейчас с минимальными усилиями. С каждым закрытым циклом у Вас будет появляться всё больше и больше свободного внимания, и Вы сможете эффективно решить более масштабные задачи. Если Вы сразу возьмётесь за самые важные вещи, то у Вас просто может не оказаться достаточно внимания для их решения. Человеку может эффективно направить своё внимание на решение масштабных задач, только если у него завершены остальные циклы, и его внимание нигде не висит.

Помните, что Ваше внимание — это Ваш основной ресурс. Вам всегда нужно понимать, куда и зачем Вы его направляете. Только так Вы сможете удерживать фокус на важных для Вас задачах и успешно совершать действия, необходимые для их выполнения.

Желаю Вам успешного достижения целей!
Алексей Самойленко

P.S. Если Вам понравилась статья, ставьте “лайк”. Указывайте в комментариях вопросы из сферы найма и управления персоналом, которые Вас интересуют. Мы обязательно учтём Ваши пожелания!