Системы найма: пошаговый план для оптимизации процесса

Разбираем минимум, необходимый для построения удачной системы найма и что делать, чтобы оптимизировать процесс. А еще разберем, как готовить HR-ов, которые быстро закроют все нужные должности результативными работниками.

Система найма должна учитывать различные потребности компании в новых работниках:
- появляются новые задачи или растет их количество и нужны люди, которые эти задачи будут закрывать;
- нужно заменить работников на более квалифицированных или закрыть должность того, кто уволился;
Надо понять какие задачи будет закрывать кандидат и какими умениями. И от этого выстраивать процесс найма. Ведь для разных задач сценарии разные.
Например, на замену менеджера будут рассматривать его помощников или кого-то из ближайших должностей. Они уже работают в компании, поэтому собеседование с ними будет отличаться от интервьюирования людей со стороны. Например, кто-то может быть разочарован, если его не подойдет, и это может повлиять на его дальнейшее поведение в коллективе. Такие вещи HR-отдел должен учитывать.
И наоборот, нанимая нового человека, надо учитывать его способность влиться в коллектив и соответствие задачам.
Эффективный найм персонала базируется на куче параметров. Вот лишь несколько из них:

- Опыт и умения, которыми уже владеет кандидат. Например, для программиста - это определенные языки программирования и фреймворки. Для менеджера по продажам - опыт входящей линии, количество звонков, объем телефонных продаж и т.д.
- Умения, которым нужно его научить. Например, вы разработали собственную CRM-систему, гайдов по которой нигде нет. Или у вас есть штатный репетитор английского языка, поэтому можно нанять более бюджетного специалиста без знаний английского и обучать уже в процессе работы.
- Бюджет. Зарплата, страховка, отпуска, премии, корпоративный ноутбук или авто.
- Наличие специалистов. Есть ли у вас отработанные методы найма? Если нет, то какой бюджет нужен, чтобы развернуть HR-отдел или найти специалистов на аутсорсе?

- Состояние рынка труда. Сердечная зарплата, объем потенциальных кандидатов на позицию и тому подобное.
- Культурные ценности. Что объединяет ваш коллектив? Почему они плодотворно работают и как именно человек со стороны впишется в команду? Это не о скиллах конкретной должности, а о человеческих качествах.

Параметров гораздо больше и учесть их довольно сложно. Описать вакансию и выложить на Work.ua недостаточно, чтобы найти нужного кандидата.

1. Прогрессивные компании, которые хотят нанимать быстро и точно проводят подбор персонала в организации по следующему алгоритму.
2. Выявление потребности (разобрали в предыдущем разделе)
3. Сформированный профиль идеального кандидата. Тот, кто подойдет на должность по навыкам, ментальности, целям, амбициям и т.д. Например, он должен закрывать кучу разноплановых задач, или сфокусировано работать в определенном направлении.
4. Подбор персонала для найма. Это HR-отдел или группа людей, которые разово помогут найти нужных кандидатов. Рекрутеры могут быть работниками компании, или наемными специалистами (об этом пункте поговорим отдельно)
5. Обработка заявок. Кандидаты будут писать на почту, звонить, просто оставлять заявку в рекрутеры сами будут обрабатывать эти заявки.
6. Выделение потенциальных кандидатов среди всех заявок.
7. Проведение собеседований
8. Анализ интервью, резюме, ответов кандидатов
9. Вывод кандидата на должность. Оформление документов, адаптация, тестовый период, обучение, привлечение к рабочим процессам и тому подобное.

Эти шаги работают для любой компании. Но все дело в деталях. Разрабатывая курсы найма персонала мы часто видим, как команды пользуются этими же правилами, но не учитывают собственных нюансов.
Например, смотрят только на опыт и резюме, а на собеседовании - гоняют кандидата по портфолио, изучая его кейсы. И не уделяют внимания психологической совместимости кандидата с коллективом, где тот может работать.
Или не добавляют в вакансию важные параметры, из-за чего откликаются кандидаты, которые заведомо не подходят. И HR тратит время на обработку ненужных заявок.
Часто пишут в преимуществах "зона отдыха, кофе и печенье за счет компании", чем отпугивают опытных специалистов.

Есть два способа получить команду: нанять рекрутеров или вырастить собственную команду.
Нанять - рискованно и дорого. Специалисты могут обойтись в копеечку, но не дать результаты. Например, из-за отсутствия опыта именно в вашем направлении. Или это займет просто много времени и принесет посредственный результат в качестве выбранных кандидатов.
Воспитать - сложно, потому что большинство бизнесов не умеет это делать. Но этот путь гарантирует, что именно для вашего бизнеса рекрутеры быстро будут закрывать должности самыми квалифицированными работниками. Вот три "М" хорошего рекрутера:
Должен уметь анализировать данные и отчитываться. Придется систематизировать различных кандидатов по разным параметрам. Удобно, чтобы рекрутер умел в одном сервисе все это показать. Например, создать базу данных в Notion, которую можно отсортировать по разным параметрам.
Имеет собственную базу кандидатов и контакты в тусовке рекрутеров. Такой человек может быстро закрыть должность, без привлечения сотен отзывов и десятка площадок.
Может в эмпатию и психологию. Умеет найти общий язык, задать вопрос, чтобы раскрыть черты кандидата, которые пригодятся на должности. В общении именно рекрутер становится лицом компании. Поэтому важно, чтобы он производил положительное впечатление. Мы наработали методологию, чтобы обучать рекрутеров с такими навыками для каждого бизнеса наших клиентов.

Найм работников - это затраты по времени и по деньгам. С незакрытой должностью на долю работников будут ложиться новые обязанности, нужно организовывать собеседования, проводить их. Поэтому этот процесс должен быть оптимизированны.
Собирайте метрики. Обученный отдел найма понимает, с какого канала трафика сколько придет заявок на вакансию. Так вы сможете выбрать несколько инструментов поиска: например, реклама в соцсетях, джоб-сайты, сарафанное радио и т.д.
Поняв сколько будет откликов, можно понять, какой штат нужен, чтобы обработать все заявки за нужное время. Например, у вас есть месяц, чтобы закрыть должность и за этот месяц придет 300 откликов на вакансию, из которых 50 потенциально заинтересуют, из них 11 пройдут базовый отбор и уже на вакансию будут претендовать 3 человека.
Обратная связь после обработанных откликов, интервьюирования, собеседований. Отчеты покажут эффективность обработки кандидатов на разном уровне.
Это поможет определить, как улучшить найм. Например, написать скрипт интервью, чтобы общение HR-ов не затягивалось. Интервью станут короче, рекрутеры будут успевать обработать больше заявок.

Каждый канал трафика неизбежно принесет заявки, которые надо будет обрабатывать. А это стоит ресурсов. Профессиональные рекрутеры умеют доставать нужных кандидатов из минимум источников откликов. Хотя эти специалисты стоят денег, в пересчете работать с ними выгоднее.
Но в долгосрочной перспективе, крупные компании, которые проходят через массовый найм сотрудников организуют собственные рекрутские отделы. Главное, чтобы эти специалисты действительно знали свое дело.
Именно для этого мы организовали курс по эффективному найму персонала. Они подходят для предпринимателей, которые хотят заниматься бизнесом, а не операционными задачами. И нанимать результативную команду, не рискуя создать кадровое течение, которое постоянно будет есть время и бюджет компании.