Системи найму: покроковий план для оптимізації процесу

Розбираємо мінімум, необхідний для побудови вдалої системи найму та що робити, щоб оптимізувати процес. А ще розберемо, як готувати HR-ів, які швидко закриють всі потрібні посади результативними працівниками.

Система найму має враховувати різні потреби компанії в нових працівниках:
— з’являються нові задачі або зростає їх кількість і треба люди, які ці задачі закриватимуть;
— потрібно замінити працівників на більш кваліфікованих або закрити посаду того, хто звільнився;
Треба зрозуміти які задачі буде закривати кандидат і якими вміннями. І від цього вибудовувати процес найму. Адже для різних задач сценарії різні.
Наприклад, на заміну менеджера розглядатимуть його помічників чи когось з найближчих посад. Вони вже працюють в компанії, тому співбесіда з ними відрізнятиметься від інтерв’ювання людей зі сторони. Наприклад, хтось може бути розчарований, якщо його не підійде, і це може вплинути на його подальшу поведінку в колективі. Такі речі HR-відділ має враховувати.
І навпаки, наймаючи нову людину, треба враховувати її здатність влитися в колектив та відповідність задачам.

Ефективний найм персоналу базується на купі параметрів. Ось лише декілька з них:
Внутрішні параметри:
— Досвід і вміння, якими вже володіє кандидат. Наприклад, для програміста — це певні мови програмування і фреймворки. Для менеджера з продажів — досвід вхідної лінії, кількість дзвінків, об’єм телефонних продажів тощо.
— Вміння, яким потрібно його навчити. Наприклад, ви розробили власну CRM-систему, гайдів по якій ніде немає. Або у вас є штатний репетитор англійської мови, тому можна найняти бюджетнішого спеціаліста без знань англійської і навчати вже в процесі роботи.
— Бюджет. Зарплатня, страхування, відпустки, премії, корпоративний ноутбук чи авто.
— Наявність фахівців. Чи є у вас відпрацьовані методи найму? Якщо ні, то який бюджет потрібен, щоб розгорнути HR-відділ чи знайти спеціалістів на аутсорсі?
Зовнішні параметри:
— Стан ринку праці. Серденя зарплатня, об’єм потенційних кандидатів на позицію тощо.
— Культурні цінності. Що об’єднує ваш колектив? Чому вони плідно працюють та як саме людина зі сторони впишеться в команду? Це не про скіли конкретної посади, а про людські якості.

Параметрів набагато більше і врахувати їх доволі складно. Описати вакансію та викласти на Work.ua недостатньо, щоб знайти потрібного кандидата.

Прогресивні компанії, які хочуть наймати швидко і влучно проводять підбір персоналу в організації за наступним алгоритмом.

1. Виявлення потреби (розібрали в попередньому розділі)
2. Сформований профіль ідеального кандидата. Той, хто підійде на посаду по навичкам, ментальності, цілям, амбіціям тощо. Наприклад, він має закривати купу різнопланових задач, чи сфокусовано працювати в певному напрямку.
3. Підбір персоналу для найму. Це HR-відділ чи група людей, які разово допоможуть знайти потрібних кандидатів. Рекрутери можуть бути працівниками компанії, або найманими спеціалістами (про цей пункт поговоримо окремо)
4. Обробка заявок. Кандидати писатимуть на пошту, телефонуватимуть, просо лишатимуть заявку у рекрутери самі оброблятимуть ці заявки.
5. Виокремлення потенційних кандидатів серед всіх заявок.
6. Проведення співбесід
7. Аналіз інтерв’ю, резюме, відповідей кандидатів
8. Виведення кандидата на посаду. Оформлення документів, адаптація, тестовий період, навчання, залучення до робочих процесів тощо.

Ці кроки працюють для будь-якої компанії. Але вся справа в деталях. Розробляючи курси найму персоналу ми часто бачимо, як команди користуються цими ж правилами, але не враховують власних нюансів.
Наприклад, дивляться лише на досвід та резюме, а на співбесіді — ганяють кандидата по портфоліо, вивчаючи його кейси. І не приділяють уваги психологічній сумісності кандидата з колективом, де той може працюватиме.
Або не додають в вакансію важливі параметри, через що відгукуються кандидати, які завідомо не підходять. І HR витрачає час на обробку непотрібних заявок.
Часто пишуть в перевагах «зона відпочинку, кава та печиво за рахунок компанії», чим відлякують досвідчених спеціалістів.

Є два способи отримати команду: найняти рекрутерів або виростити власну команду.
Найняти — ризиковано і дорого. Спеціалісти можуть обійтися в копіїчку, але не дати результати. Наприклад, через відсутність досвіду саме в вашому напрямку. Або це займе просто забагато часу і принесе посередній результат в якості обраних кандидатів.
Виховати — складно, бо більшість бізнесів не вміє це робити. Але цей шлях гарантує, що саме для вашого бізнесу рекрутери швидко закриватимуть посади найкваліфікованішими працівниками. Ось три «М» хорошого рекрутера:
Має вміти аналізувати дані та звітувати. Доведеться систематизувати різних кандидатів за різними параметрами. Зручно, щоб рекрутер вмів в одному сервісі все це показати. Наприклад, створити базу даних в Notion, яку можна впорядкувати за різними параметрами.
Має власну базу кандидатів та контакти в тусовці рекрутерів. Така людина може швидко закрити посаду, без залучення сотень відгуків та десятка майданчиків.
Може в емпатію та психологію. Вміє знайти спільну мову, поставити питання, щоб розкрити риси кандидата, які згодяться на посаді. В спілкуванні саме рекрутер стає обличчям компанії. Тому важливо, щоб він справляв позитивне враження.
Ми напрацювали методологію, щоб навчати рекрутерів з такими навичками для кожного бізнесу наших клієнтів.

Найм працівників — це витрати по часу та по грошах. З незакритою посадою на частку працівників лягатимуть нові обов’язки, потрібно організовувати співбесіди, проводити їх. Тому цей процес має бути опитмізованим.
Збирайте метрики. Навчаний відділ найму розуміє, з якого каналу трафіку скільки прийде заявок на вакансію. Так ви зможете обрати кілька інструментів пошуку: наприклад, реклама в соцмережах, джоб-сайти, сарафанне радіо тощо.
Зрозумівши скільки буде відгуків, можна зрозуміти, який штат потрібен, щоб обробити всі заявки за потрібний час. Наприклад, у вас є місяць, щоб закрити посаду і за цей місяць прийде 300 відгуків на вакансію, з яких 50 потенційно зацікавлять, з них 11 пройдуть базовий відбір і вже на вакансію претендуватимуть 3 людини.
Зворотний зв’язок після оброблених відгуків, інтерв’ювання, співбесід. Звіти покажуть ефективність обробки кандидатів на різному рівні.
Це допоможе визначити, як покращити найм. Наприклад, написати скріпт інтерв’ю, щоб спілкування HR-ів не затягувалося. Інтерв’ю стануть коротшими, рекрутери встигатимуть обробити більше заявок.

Кожен канал трафіку неминуче принесе заявки, які треба буде обробляти. А це коштує ресурсів. Професійні рекрутери вміють діставати потрібних кандидатів з мінімум джерел відгуків. Хоч ці спеціалісти коштують грошей, в перерахунку працювати з ними вигідніше.
Але в довгостроковій перспективі, великі компанії, що проходять через масовий найм співробітників організовують власні рекрутські відділи. Головне, щоб ці спеціалісти дійсно знали свою справу.
Саме для цього ми організували курс з ефективного найму персоналу. Вони підходять для підприємців, які хочуть займатися бізнесом, а не операційною задачами. І наймати результативну команду, не ризикуючи створити кадрову течію, яка постійно їстиме час та бюджет компанії.