Системы найма: пошаговый план для оптимизации процесса

Разбираем минимум, необходимый для построения удачной системы найма и что делать, чтобы оптимизировать процесс. А еще разберем, как готовить HR-ов, быстро закроющих все нужные должности результативными работниками.

Система найма должна учитывать разные потребности компании в новых работниках:
— появляются новые задачи или их количество и нужно люди, которые эти задачи будут закрывать;
— нужно заменить работников более квалифицированными или закрыть должность уволившегося;
Надо понять, какие задачи будет закрывать кандидат и какими умениями. И из этого выстраивать процесс найма. Ведь для разных задач сценарии разные.
Например, взамен менеджера будут рассматривать его помощников или кого-то из ближайших должностей. Они уже работают в компании, поэтому собеседование с ними будет отличаться от интервьюирования людей со стороны. К примеру, кто-то может быть разочарован, если его не подойдет, и это может повлиять на его дальнейшее поведение в коллективе. Такие вещи HR отдел должен учитывать.
И наоборот, нанимая нового человека, нужно учитывать его способность влиться в коллектив и соответствие задачам.

Эффективный наем персонала базируется на куче параметров. Вот только несколько из них:
Внутренние параметры:
— Опыт и умение, которым уже владеет кандидат. Например, для программиста это определенные языки программирования и фреймворки. Для менеджера по продажам – опыт входящей линии, количество звонков, объем телефонных продаж и т.д.
— Умение, которым нужно его научить. К примеру, вы разработали собственную CRM-систему, гайдов по которой нигде нет. Или у вас штатный репетитор английского языка, поэтому можно нанять бюджетного специалиста без знаний английского и обучать уже в процессе работы.
— Бюджет. Зарплата, страхование, отпуска, премии, корпоративный ноутбук или авто.
— Наличие специалистов. Есть ли у вас отработанные методы найма? Если нет, какой бюджет нужен, чтобы развернуть HR-отдел или найти специалистов на аутсорсе?
Внешние параметры:
— Состояние рынка труда. Серденья зарплата, объем потенциальных кандидатов на позицию и т.д.
— Культурные ценности. Что объединяет ваш коллектив? Почему они плодотворно работают и как человек со стороны впишется в команду? Это не о скилах конкретной должности, а о человеческих качествах.

Параметров гораздо больше и учесть их достаточно сложно. Описать вакансию и выложить на Work.ua не достаточно, чтобы найти нужного кандидата.

Прогрессивные компании, желающие нанимать быстро и точно проводят подбор персонала в организации по следующему алгоритму.

1. Выявление потребности (разобрали в предыдущем разделе)
2. Сформированный профиль идеального кандидата. Подошедший на должность по навыкам, ментальности, целям, амбициям и т.д. Например, он должен закрывать кучу разноплановых задач или сфокусировано работать в определенном направлении.
3. Подбор персонала по найму. Это HR отдел или группа людей, которые разово помогут найти нужных кандидатов. Рекрутеры могут быть работниками компании или наемными специалистами (об этом пункте поговорим отдельно)
4. Обработка заявок. Кандидаты будут писать на почту, звонить по телефону, проса оставлять заявку в рекрутеры сами будут обрабатывать эти заявки.
5. Выделение потенциальных кандидатов среди всех заявок.
6. Проведение собеседований
7. Анализ интервью, резюме, ответов кандидатов
8. Вывод кандидата в должность. Оформление документов, адаптация, тестовый период, обучение, вовлечение в рабочие процессы и т.д.

Эти шаги работают для любой компании. Но все дело в деталях. Разрабатывая курсы найма персонала, мы часто видим, как команды пользуются этими же правилами, но не учитывают собственных нюансов.
К примеру, смотрят только на опыт и резюме, а на собеседовании — гоняют кандидата по портфолио, изучая его кейсы. И не уделяют внимания психологической совместимости кандидата с коллективом, где он может работать.
Или не добавляют в вакансию важные параметры, поэтому отзываются кандидаты, которые заведомо не подходят. И HR тратит время на обработку ненужных заявок.
Часто пишут в преимуществах «зона отдыха, кофе и печенье за счет компании», чем отпугивают опытных специалистов.

Есть два способа получить команду: нанять рекрутеров или вырастить собственную команду.
Нанять – рискованно и дорого. Специалисты могут обойтись в копеечку, но не дать результатов. Например, из-за отсутствия опыта именно в вашем направлении. Или это займет просто слишком много времени и принесет посредственный результат в качестве избранных кандидатов.
Воспитать сложно, потому что большинство бизнесов не умеет это делать. Но этот путь гарантирует, что именно для вашего бизнеса рекрутеры будут быстро закрывать должности квалифицированными работниками. Вот три «М» хорошего рекрутера:
Должен уметь анализировать данные и отчитываться. Придется систематизировать разных кандидатов по разным параметрам. Удобно, чтобы рекрутер умел в одном сервисе показать все это. Например, создать базу данных в Notion, которую можно упорядочить по разным параметрам.
Имеет собственную базу кандидатов и контакты в тусовке рекрутеров. Такой человек может быстро закрыть должность без привлечения сотен отзывов и десятка площадок.
Может в эмпатию и психологию. Умеет найти общий язык, задать вопрос, чтобы раскрыть черты кандидата, которые пригодятся в должности. В общении именно рекрутер становится лицом компании. Поэтому важно, чтобы он производил положительное впечатление.
Мы наработали методологию, чтобы обучать рекрутеров с такими навыками для каждого бизнеса наших клиентов.

Найм работников – это затраты по времени и по деньгам. С незакрытой должностью на долю работников будут ложиться новые обязанности, нужно организовывать собеседования, проводить их. Поэтому этот процесс должен быть оптимизирован.
Собирайте метрики. Ученый отдел найма понимает, по какому каналу трафика сколько придет заявок на вакансию. Так вы можете выбрать несколько инструментов поиска: например, реклама в соцсетях, джоб-сайты, сарафанное радио и т.д.
Поняв, сколько будет отзывов, можно понять, какой штат нужен, чтобы обработать все заявки за нужное время. К примеру, у вас есть месяц, чтобы закрыть должность и за этот месяц придет 300 отзывов на вакансию, из которых 50 потенциально заинтересуют, из них 11 пройдут базовый отбор и уже на вакансию будут претендовать 3 человека.
Обратная связь после обработанных отзывов, интервьюирования, собеседований. Отчеты покажут эффективность обработки кандидатов на разном уровне.
Это поможет определить, как улучшить найм. Например, написать скрипт интервью, чтобы общение HR-ов не затягивалось. Интервью станут короче, рекрутеры будут успевать обработать больше заявок.

Каждый канал трафика неизбежно принесет заявки, которые нужно будет обрабатывать. А это стоит ресурсов. Профессиональные рекрутеры умеют доставать нужных кандидатов из минимум источников отзывов. Хотя эти специалисты стоят денег, в пересчете работать с ними выгоднее.
Но в долгосрочной перспективе, крупные компании, проходящие через массовый наем сотрудников, организуют собственные рекрутские отделы. Главное, чтобы эти специалисты действительно знали свое дело.
Именно для этого мы организовали курс эффективного найма персонала. Они подходят для предпринимателей, желающих заниматься бизнесом, а не операционной задачами. И нанимать результативную команду, не рискуя создать кадровое течение, которое будет постоянно есть время и бюджет компании.