Кадровий аудит: Інструкція з проведення
Кадровий аудит: Інструкція з проведення
Чи замислювалися Ви про те, як підвищити ефективність Вашої компанії та зробити так, щоб співробітники працювали з максимальною віддачею та досягали ще більше результатів? Кожен власник бізнесу рано чи пізно задається такими питаннями. Як показує практика, вплинути на якусь область можна, тільки точно уявляючи, як у ній йдуть справи. І якщо Ви хочете зробити Вашу компанію більш ефективною, Вам необхідно розуміти, що саме гальмує її розвиток та заважає вчасно досягати запланованих результатів. Для цього Вам потрібно отримати повне уявлення про стан справ у кожній філії, підрозділу та відділу компанії. Один із ефективних способів зробити це – провести кадровий аудит, тобто комплексну оцінку роботи всього персоналу компанії.

Спочатку кадровий аудит у організації означав перевірку кадрової документації. Мета такої перевірки – виявлення того, наскільки кадрова документація компанії відповідає вимогам чинного трудового законодавства та нормам кадрового діловодства.

Але сьогодні є й друге значення кадрового аудиту. Це оцінка ефективності системи управління персоналом, що існує в компанії, а також самого персоналу. В даному випадку мета кадрового аудиту – це підвищення ефективності роботи персоналу та максимальна реалізація потенціалу кожного працівника компанії. Саме про цей вид аудиту ми поговоримо у цій статті.

Навіщо ми зазвичай проводимо аудит персоналу? Як правило, є кілька цілей, які ми можемо здійснити за його допомогою. По-перше, отримати уявлення про рівень ефективності компанії в цілому, ефективність конкретних філій або відділів, а також кожного окремого співробітника. По-друге, виявити існуючі в системі управління персоналом проблеми та помилки, які знижують її ефективність. По-третє, визначити найуспішніші методи роботи з персоналом для підвищення ефективності кожного працівника та всієї компанії в цілому. Аудит кадрового потенціалу дозволяє виявити ключових працівників компанії, а також тих, з кого в майбутньому можна виростити ефективних керівників. Завдяки аудиту персоналу ми можемо зрозуміти, які завдання краще доручати співробітнику для реалізації його потенціалу і як успішно підвищити рівень його мотивації.


На що потрібно дивитися під час проведення кадрового аудиту, щоб правильно оцінити рівень ефективності співробітників компанії? Мені завжди подобалися прості рішення, саме вони працюють у житті. Засновник компанії Motor Ford Company Генрі Форд сказав: “Бізнес повинен приносити прибуток, інакше він помре”. Прибуток компанії – це один із основних показників ефективності бізнесу. Мій партнер, у якого я багато чому вчуся, засновник та президент “Перформії” Володимир Сидоренко, сформулював формулу прибутку для будь-якої компанії. Вона звучить так: прибуток компанії = потенціал співробітників * рівень їхньої залученості. Давайте розберемо ці фактори та способи їх оцінки докладніше.

Потенціал – це сукупність всіх здібностей та можливостей людини. Чим вище потенціал людини, тим більше вона здатна зробити і тим більших результатів може досягти в роботі. Знаючи потенціал людини, можна зрозуміти, скільки користі вона здатна принести компанії. Як правильно оцінити потенціал працівника? Є чотири найважливіші, як на мене, складові потенціалу. Розуміючи рівень кожної з них, можна визначити потенціал людини.

ПРОДУКТИВНІСТЬ
Найважливішим критерієм є продуктивність, тобто здатність людини досягати результатів (приносити користь) на роботі або у різних сферах життя. Навіщо Ви підбираєте працівників? Працівники нам потрібні насамперед для того, щоб вони відповідали за свою область та робили в ній потрібні результати роботи. Саме ступінь продуктивності людини визначає, чи може вона у майбутньому приносити потрібний нам результат. У продуктивних людей завжди є результати у минулому, і часто у різних сферах життя. Потрібно просто правильно дивитися.

Іноді можна спостерігати працівників, які начебто весь час зайняті, постійно щось роблять, але при цьому у них відсутні результати роботи, і їхня область відповідальності перебуває в жалюгідному стані. Причиною цього може бути кілька факторів: людина не бачить кінцевої мети, яка є результатом її діяльності, і її ніхто не пояснив; або у цієї людини низька продуктивність, і вона просто не може справлятися з робочим навантаженням і досягати потрібних показників роботи. При цьому досить часто такий працівник може красиво розповідати про те, як багато він робить і який цінний внесок він вносить у розвиток компанії. Але насправді продуктивних людей відрізняє те, що за ними завжди є “шлейф” із досягнутих результатів. Тому, проводячи аудит персоналу, треба насамперед оцінювати продуктивність працівника. І тут не потрібно слухати те, що він говорить про свою роботу, а треба дивитися на те, скільки він робить результатів.

У Перформії ми вважаємо, що в будь-якій діяльності є продукт, тобто очікуваний кінцевий результат, який повинен вийти в результаті цієї діяльності. Також у будь-якій діяльності є проміжні результати, що є своєрідними етапами створення продукту. Наприклад, продуктом роботи швачки буде готове плаття, а проміжними результатами її роботи будуть правильно зняті мірки сукні та готові лекала. Наймаючи нову швачку, ми очікуємо від неї саме виробництва потрібного продукту (готового виробу) на своїй посаді, а не просто досягнення кількох проміжних результатів. Наймаючи бухгалтера, ми не очікуємо, що він просто складатиме звіти. Ми хочемо отримати порядок у документації, вчасно здані звіти та відсутність проблем із перевіряючими органами. Тому оцінюючи продуктивність працівника, потрібно насамперед дивитись на те, чи виробляє він необхідний продукт роботи на своїй посаді, і вже потім звертати увагу на кількість досягнутих проміжних результатів.


Тут є один важливий аспект. Продуктивних людей, які роблять результати та приносять користь компанії, умовно можна поділити на дві групи. До першої групи належать люди, які завжди бачать кінцевий результат діяльності та здатні самостійно зрозуміти, як до нього прийти. Таких людей ми називаємо “Перформерами”. До другої групи належать люди, які мають сильне бажання працювати та приносити користь, але не завжди самостійно бачать кінцевий результат діяльності. Ми називаємо таких людей “Виконавцями”. Різниця між ними полягає в їх точці зору: Перформер завжди орієнтується на кінцеву мету та результат діяльності, а Виконавець зазвичай фокусує свою увагу безпосередньо на робочих процесах. Але при правильному управлінні Виконавці можуть бути дуже продуктивні.

І якщо Ви бачите, що співробітник має багато результатів в роботі, але він не завжди виробляє кінцевий продукт, варто з'ясувати у нього, як він вважає, що є результатом всієї його роботи на посаді. Можливо, це продуктивна людина, яка не може самостійно визначити кінцеву мету своєї діяльності. У такому разі для підвищення ефективності його роботи керівнику цього працівника необхідно пояснити йому, що саме являється його продуктом на цій посаді, і скласти разом із ним робочий план, який допоможе дійти потрібного результату.

ОСОБИСТІСНІ ЯКОСТІ
Другим критерієм, який визначає потенціал людини, є особистісні якості, тобто сукупність характеристик характеру людини. Особистісні якості є свого роду "допоміжними інструментами" людини, за допомогою яких вона досягає поставлених цілей і які вона використовує для вирішення проблем, що виникають у роботі. Чим краще людина підходить для роботи на посаді за своїми особистісними якостями, тим легше і, швидше за все, ефективніше вона зможе в ній діяти. Якщо людина не підходить за своїми якостями для роботи на посаді, то в її роботі виникатимуть додаткові труднощі та бар'єри, які доведеться долати для досягнення потрібного результату.

Уявіть, як почуватиметься на посаді бухгалтера людина, яка не виносить однакову роботу і терпіти не може займатися рутинною, на її думку, діяльністю. З великою ймовірністю вона незабаром перестане отримувати задоволення від роботи і втратить до неї інтерес, що негативно позначиться на її ефективності. Чим менше людина підходить для роботи за своїми якостями, тим більша ймовірність того, що вона не зможе довго працювати на цій посаді. Тому, роблячи аналіз персоналу, необхідно тестувати на особистісні якості співробітників. Розуміння особистісних якостей може показати, чи підходить працівник для роботи на посаді в довгостроковій перспективі, з якими труднощами він стикатиметься в роботі, які проблеми у нього можуть бути в колективі, а також, які якості йому потрібно в собі розвинути, щоб підвищити ефективність його роботи. А, також, знання особистісних якостей дає керівнику розуміння, як краще ставити завдання та мотивувати цю людину.
МОТИВАЦІЯ
Третій критерій, що впливає на потенціал людини, - це мотивація. Іншими словами, те, що рухає людиною при прийнятті нею рішень та скоєнні певних дій. Чим вище рівень мотивації працівника, тим з більшою віддачею він працюватиме. Тому при оцінці потенціалу людини важливо розуміти, що мотивує її працювати саме у Вашій компанії. Наприклад, якщо співробітник працює у Вас тому, що йому близькі цілі та цінності компанії, це добрий знак. Швидше за все, він готовий докладати зусиль для того, щоб реалізувати цілі компанії, і на нього можна буде покластися у важкі для компанії часи. А як працюватиме працівник, якщо його цікавить лише особиста вигода, яку він отримує від компанії? Швидше за все, у складний період, а такі періоди іноді трапляються в бізнесі, він не буде працювати з максимальною віддачею і будь-якої миті зможе піти на інше місце роботи, якщо знайде більш вигідний для себе варіант.
ЗНАННЯ
Останнім критерієм, який ми враховуємо для оцінки потенціалу співробітника, є його знання. Оцінюючи знання потрібно дивитися не так на кількість теоретичної інформації, яку людина може відтворити, а на те, наскільки успішно вона може застосувати цю інформацію та свої професійні навички на практиці. Рівень знань визначається, в першу чергу, здатністю людини впевнено діяти в будь-якій галузі та робити дії, які допоможуть їй досягти необхідних результатів. Чим краще людина знає якусь область, тим швидше та ефективніше вона може в ній діяти. Найкраще підтвердження того, що людина є фахівцем у своїй роботі – це реальні успіхи, яких вона в ній досягла. Якщо людина не має практичних результатів у її роботі, значить, їй не вистачає якихось знань, незалежно від того, скільки в неї є дипломів.

Правильна оцінка потенціалу співробітників допомагає зрозуміти, чи здатні вони багато виробляти і домагатися потрібних результатів роботи. Однак вона не дає уявлення про рівень ефективності працівників. Оскільки той факт, що вони здатні приносити користь компанії, ще не гарантує того, що вони це робитимуть. Щоб людина максимально використовувала свій потенціал у роботі, потрібно, щоб у неї було бажання це робити. І тут вирішальну роль грає залученість людини до роботи.
ЗАЛУЧЕННIСТЬ
Залученість - це характеристика взаємовідносин між компанією та працівником, яка показує ступінь готовності та бажання працівника виконувати дії, що виходять за рамки його прямих обов'язків, та докладати зусиль для досягнення цілей організації.

Чим більший рівень залученості співробітника, тим більше зусиль він докладатиме для виконання своїх робочих завдань та реалізації цілей компанії.

Іншими словами, те, наскільки співробітник використовує свій потенціал, працюючи у Вас, залежить від рівня його залученості до роботи. Саме тому неможливо оцінювати ефективність працівників без оцінки їхньої залученості.

Залученість - це не особиста якість людини. Залученість співробітників формується в процесі їх роботи в компанії. І переважно рівень залученості співробітників залежить від компетенції та дій їхніх керівників. Тому рівень залученості конкретного відділу або філії - це показник того, наскільки його керівник компетентний і ефективний у галузі управління персоналом. Зазвичай, що чим гірше залученість працівників, тим більше помилок існує у системі управлінні персоналом.

Найкращим способом зрозуміти справжній рівень залученості в компанії є тестування компанії на залученість персоналу. Це дуже точний зріз ситуації, що дає масу даних для управлінських рішень. Компаніям, у яких 30 і більше працівників, я рекомендую один раз на рік робити таке тестування. Якщо тестування буде в майбутньому, а рівень залученості до підрозділу треба зрозуміти вже зараз, це можна зробити, якщо бути досить компетентним та спостережливим за людьми. Є ряд ознак, за якими можна визначити рівень залученості співробітників.


У компаніях із низькою залученістю співробітники, зазвичай, більше створюють вид трудової діяльності, ніж працюють. Вони часто займаються у робочий час сторонніми справами, і навіть перебувають у роботі “від дзвінка до дзвінка”. Якщо Ви бачите, що співробітники в якомусь відділі часто відволікаються на особисті питання під час роботи, сидять в інтернеті, постійно виходять на перекур і залишають свої робочі місця відразу після закінчення робочого дня - це показник того, що вони низько залучені до роботи. А плани та цілі компанії їм, швидше за все, не важливі.

Ще однією ознакою низької залученості є те, що співробітники працюють без будь-якого інтересу, не прикладаючи особливих зусиль до виконання поставлених завдань. А у разі виникнення труднощів або нестандартних ситуацій, вони не беруть на себе відповідальність і не виявляють ініціативу у вирішенні ситуації, чекають на вказівки від керівника. В результаті, у компанії часто будуть зриватися терміни робіт, і багато завдань буде виконано недостатньо якісно, ​​"для галочки".

Ви також можете отримати уявлення про рівень залученості персоналу після того як подивитися, як співробітники взаємодіють між собою. У компаніях із низькою залученістю співробітники часто розбиваються на неформальні групи, які товаришують один проти одного. У таких компаніях працівники з різних відділів іноді можуть перебувати у стані холодної війни або просто не спілкуватися один з одним. Якщо більшість робочого часу співробітників зайнята з'ясуванням особистих відносин і міжусобними конфліктами - це показник того, що персонал цієї компанії або відділу не залучений до роботи.

Працівники, які не залучені до роботи, найчастіше протидіють усім нововведенням та ініціативам. І керівникам зазвичай набагато складніше мотивувати підлеглих із низьким рівнем залученості. Тому варто звернути увагу на поведінку працівників у той момент, коли керівник пропонує їм, наприклад, навчитися працювати в новій програмі для більш якісного ведення бази клієнтів. Якщо співробітники критикують рішення керівництва і намагаються знайти будь-який привід, щоб уповільнити впровадження змін, це говорить про те, що компанія має проблеми із залученістю.

Ще одним показником рівня залученості є кількість працівників, які працюють у компанії тривалий час. У компаніях із низьким рівнем залученості зазвичай висока плинність кадрів. Це викликано тим, що працівники, які не залучені до роботи, зазвичай залишаються з компанією не тому, що вони поділяють цінності компанії або вважають мету та місію компанії гідними, а тому, що це місце роботи приносить їм найбільшу вигоду. Тому вони можуть перейти на інше місце роботи, якщо отримають більш вигідну пропозицію, або якщо в компанію прийдуть важкі часи. Дізнавшись про те, скільки людей звільнилося в періоди, коли компанія стикнулася з труднощами, можна отримати гарне уявлення про рівень залученості персоналу.

Спостерігаючи за поведінкою співробітників, можна помітити, коли у персоналу компанії високий рівень залученості. Як правило, залучені працівники дбають про свою компанію і намагаються зробити максимальний внесок у її розвиток. Тому вони можуть докладати додаткових зусиль і виконувати дії, які виходять за рамки їхніх прямих обов'язків, щоб реалізувати цілі компанії. Наприклад, залучені працівники можуть затримуватися на роботі або приїжджати на роботу у вихідні, щоб своєчасно завершити важливий для компанії проект, не вимагаючи додаткової оплати.

Показником рівня залученості також є те, скільки людей прийшло працювати в компанію за рекомендацією її працівників. Співробітники з високим рівнем залученості, як правило, активно рекомендують свою компанію як роботодавець. Залучені співробітники, зазвичай, пов'язують своє майбутнє з компанією, де вони працюють, і тому хочуть, щоб вона успішно розвивалася. Отже, коли вони зустрічають хорошого спеціаліста, який перебуває у пошуках роботи, їм хочеться залучити його до своєї компанії. І якщо люди, які успішно працюють у компанії тривалий час, колись прийшли туди за рекомендацією інших працівників – це ознака того, що у компанії висока залученість. Але не варто плутати з ситуацією, коли працівник тягне в компанію своїх родичів і друзів, тому що тут добре платять і мало контролюють. Це зовсім інша ситуація і вона суперечить самому визначенню залученого працівника.

Щоб отримати правильне уявлення про рівень ефективності працівника компанії, необхідно порівняти його потенціал і рівень залученості. Якщо працівник не залучений до роботи, то він не використовує весь свій потенціал. І щоб збільшити його ефективність, за умови хорошого потенціалу, потрібно насамперед підвищити його залученість, що можна зробити за допомогою правильної роботи та розуміння його цінностей. Набагато важче підвищувати ефективність персоналу, якщо у компанії досить висока залученість, але при цьому багатьом співробітникам не вистачає потенціалу для досягнення потрібних результатів роботи. У цьому випадку необхідно підвищувати потенціал співробітників, часто це набагато триваліший, найважчий і дорогий процес. Тому набагато вигідніше наймати співробітників із добрим потенціалом.

На простих посадах можна підвищити потенціал працівників за допомогою навчання. Правильне навчання розвиває в людині нові здібності та навички, внаслідок чого вона легше справляється з робочим навантаженням та досягає більш високих показників роботи. Але при цьому бажано усвідомити, що коли в компанію потрапляють люди з низьким потенціалом, то це, насамперед, є наслідком помилок у підборі персоналу. А помилка підбору – це завжди помилка управління. Помилки в підборі персоналу зазвичай викликані невмінням створити потік продуктивних кандидатів та незнанням того, на що потрібно дивитися, щоб правильно оцінювати кандидатів та приймати вірні рішення щодо найму. Отже, для підвищення ефективності компанії потрібно переглянути існуючу систему найму та отримати знання, які допоможуть краще розбиратися в людях та підбирати персонал з високим потенціалом.

Хочу звернути увагу на те, що для об'єктивної оцінки роботи працівників буде краще, якщо кадровий аудит у Вашій компанії проведе незалежний спеціаліст. По-перше, фахівець зазвичай знає, на що потрібно дивитися та звертати увагу, щоб зрозуміти стан справ. Він довго цьому навчався. А по-друге, він не матиме суб'єктивного ставлення до працівників Вашої компанії. Адже, якщо кадровий аудит проводитиме один із керівників або HR-менеджер компанії, їхнє ставлення до працівників може впливати на результати їхньої оцінки. Оцінюючи ефективність своїх працівників, їм треба дивитися правді у вічі, а це дуже не просто робити, і часто хочеться бажане видати за дійсне.

Крім того, для достовірності результатів кадрового аудиту працівники не повинні знати, що в даний момент проводиться оцінка їх роботи. Інакше вони почнуть неприродно поводитися, намагаючись показати себе з найкращого боку і створити про себе максимально гарне враження. В результаті Ви не отримаєте достовірної картини того, як йдуть справи у Вашій компанії. Можливо, аудитору варто тимчасово влаштуватися на роботу у Вашу компанію. Це дозволить йому спостерігати за природною поведінкою співробітників і не викликати у них відчуття того, що їхню роботу перевіряють.


Якщо Ви все ж вирішите провести кадровий аудит самотужки, я рекомендую Вам максимально намагатися зберегти фокус саме на тому, що я описав у цій статті. При оцінці ефективності працівника обов'язково звертайте увагу на те, чи виробляється продукт роботи на посаді. Оцінюючи вміння керівника працювати з персоналом, дивіться на результати роботи його підлеглих. А коли Ви оцінюєте ефективність роботи відділів компанії, звертайте увагу, як часто вони виконують затверджені робочі плани. Дивіться на показники залученості персоналу та робіть висновки. А якщо недостатньо знань, то вкладіть у себе трохи грошей і часу та пройдіть правильне навчання. Тільки знаючи, куди дивитися, і ґрунтуючись на об'єктивних показниках, Ви зможете отримати повноцінне уявлення про стан справ у Вашій компанії та зрозуміти, над чим потрібно працювати, щоб підвищити ефективність роботи персоналу.


Бажаю Вам успіху, процвітання та ефективного персоналу!

Олексій Самойленко

Статті на тему
© 2017-2022, Performia Україна.
Адреса: м. Одеса, вул. Середньофонтанська, 19-в
Дивіться нас на YouTube та читайте у соціальних мережах
Підписуйтесь на E-mail розсилку та отримуйте найновішу та найактуальнішу інформацію у сфері підбору персоналу
FAQ