Как эффективно управлять персоналом

• правильно ставьте задачи сотрудникам;
• учитывайте продуктивность сотрудника для выбора лучшего метода контроля;
• обращайте внимание на личностные качества сотрудников;
• делайте неожиданные выборочные проверки;
• не отвлекайте сотрудников от выполнения рабочих задач;
• выделите время для личного общения с сотрудниками;
• определите наказание за невыполнение задач.

Вы замечали, что у сотрудников возникает острая негативная реакция, когда Вы пытаетесь их контролировать? Это связано с тем, что практически у всех контроль ассоциируется с постоянным наблюдением, “дёрганием” и, что самое главное, отсутствием свободы. Именно таким образом нас обычно контролировали дома, в школах и в вузах, и мы привыкли к тому, что другого контроля не бывает. Поэтому работники практически всегда воспринимают контроль со стороны руководителя “в штыки” и всячески сопротивляются ему.

Тем не менее, эффективное управление сотрудниками невозможно без определённой степени контроля. В противном случае, у руководителя не будет никакого представления о состоянии дел в его компании. Это может привести к тому, что проблемы в бизнесе не будут обнаружены до тех пор, когда уже поздно будет что-то предпринимать. Поэтому многие руководители задаются вопросом, как контролировать работу сотрудников, не вызывая у них протеста? Именно об этом мы поговорим в данной статье.

Для начала давайте разберёмся с тем, что такое эффективный контроль. Некоторые руководители ошибочно полагают, что хороший контроль возможен только если всё время требовать от сотрудников отчётности и не оставлять им практически никакой свободы действий. Такой контроль является слишком навязчивым и, как показывает практика, неэффективным. Сотрудники воспринимают его как проявление недоверия и попытки вмешаться в их сферу ответственности. Это вызывает у них сопротивление, и они всеми силами стараются освободиться от такого управления.

А это невозможно сделать, если персонал будет всё время враждебно воспринимать Ваше управление. Поэтому, если контроль является слишком навязчивым и приносит сотрудникам дискомфорт, он не будет очень эффективным.

Суть правильного контроля сводится к тому, чтобы руководитель всегда имел представление о деятельности персонала, при этом не отбивая у них желания работать. Для этого необходимо помнить, что все люди разные, поэтому и контролировать их нужно с помощью различных методов. Те способы контроля, которые замечательно подойдут для одного человека, могут не работать для другого, так как у этих людей совершенно разные характеры и отношение к работе. Ниже мы приводим рекомендации, которые позволят сделать контроль персонала более эффективным, если Вы будете применять их с учётом индивидуальности каждого сотрудника.

Планирование работы сотрудников позволяет Вам понять, на какие задачи уходит их время, и насколько успешно они справляются с рабочей нагрузкой. Чтобы работа персонала была максимально эффективной, важно правильно поставить им задачи.

Когда Вы ставите сотрудникам задачу, она должна быть сформулирована максимально чётко и понятно. Необходимо определить и указать сотруднику точный срок исполнения для каждого задания. По истечению этого времени он должен предоставить Вам отчёт о проделанной работе и достигнутых результатах. После того, как Вы дали поручение сотруднику, попросите его повторить поставленную задачу. Так Вы сможете удостовериться в том, что он её действительно понял.

Мы рекомендуем, чтобы все рабочие задачи для сотрудников дублировались письменно. Внимание руководителя является ценным ресурсом, и если Вы будете держать задачи Ваших подчинённых в памяти, это может отвлечь Вас от решения важных вопросов. Письменная постановка задач поможет Вам не отвлекать на них своё внимание, но при этом контролировать их исполнение.

Некоторые руководители стараются контролировать каждый шаг своих работников. Но ни одному сотруднику не понравится постоянное “дёргание” и вмешательство в его работу. Основная причина, по которой люди не любят контроль, состоит в том, что он не даёт им свободы действий. Поэтому важно выбрать метод контроля, который будет позволять сотруднику принимать самостоятельные решения в его области работы. Мы считаем, что для этого обязательно нужно учитывать его продуктивность, то есть способность давать нужный результат.

Самых продуктивных сотрудников мы называем перформерами. Это люди, которые всегда видят конечный результат своей работы и способны произвести его. Перформеры сами понимают, какие действия необходимо предпринять, чтобы достичь намеченных результатов. Поэтому, когда Вы ставите задачу такому сотруднику, не нужно детально расписывать каждый шаг, который ему необходимо сделать. Достаточно просто объяснить перформеру, какой результат Вы хотите увидеть, и не вмешиваться в его работу с большим количеством точек контроля.

Именно перформерам необходимо предоставлять достаточно свободы в принятии решений, связанных с их работой. Если Вы ожидаете, что нанятый Вами перформер будет брать на себя ответственность за свою область, Вам необходимо отдать ему контроль этой области. Поэтому мы советуем проверять не действия продуктивных сотрудников, а достигнутые ими результаты.

Для того, чтобы всегда иметь представление о реальных достижениях сотрудников, мы рекомендуем ввести систему оценки результатов их работы. А также отображать измеренные результаты графически, чтобы Вы могли понять, как меняются показатели работы сотрудника с течением времени. Это даст Вам наглядную картину того, в каком состоянии находится область ответственности каждого сотрудника. И Вы с лёгкостью сможете оценить производительность персонала за определённый промежуток времени. Кроме того, когда Вы фиксируете и отмечаете достигнутые цели, это мотивирует продуктивных сотрудников работать с большим энтузиазмом и добиваться новых результатов.

Если у сотрудника хорошие показатели, и его производительность стабильно увеличивается — доверьте ему самостоятельно контролировать свою область. Вводить дополнительные точки контроля нужно в том случае, если показатели работы сотрудника ухудшаются, то есть с течением времени результатов работы становится всё меньше. Тогда необходимо найти и устранить причину подобного ухудшения.

Совсем другой метод контроля необходим в случае, если Вы хотите проверить работу человека, который не является перформером. Бывает, что нанятый сотрудник имеет огромное желание работать и приносить пользу, но при этом не видит конечного результата своей работы. И в силу этого не может самостоятельно определить, какие действия необходимы для выполнения задачи. Таких людей мы называем делателями. Им нужно больше точек контроля, чем перформерам.

Если Вы ставите задачу делателю, то Вам нужно максимально понятно и детально объяснить ему, какие действия нужно предпринять, чтобы добиться нужного результата. И, в этом случае, нужно контролировать именно сделанные действия. Если перформеры могут предоставлять Вам отчёт о достигнутых результатах, то делатели должны отчитаться за выполненные действия.

Всегда необходимо учитывать сложность задачи при выборе сотрудника, которому Вы хотите её поручить. Наиболее трудные и важные поручения лучше давать перформерам, которые ориентированы в своей работе на результат и видят, как его достичь. Делателям лучше поручать менее сложные задачи, которые не требуют принятия решений, значимых для компании.
Хотим обратить Ваше внимание на то, что даже продуктивный сотрудник может составить эффективный план действий, только если он сам хорошо представляет, к каким результатам ему нужно прийти. Поэтому, чтобы сотрудники могли взять ответственность за свою область работы, им нужно чётко разъяснить долгосрочные и промежуточные цели компании. Если все в компании будут понимать, что от них требуется, и работать на достижение общего результата, Вам не придётся контролировать каждый шаг своего персонала.

Эффективное управление сотрудниками невозможно без учёта их личностных качеств. Стиль общения и постановки задач лучше определять, исходя из особенностей характера работника. В противном случае, Вы не добьётесь эффективного выполнения заданий. Например, если Ваша секретарша не выносит давления, а Вы будете очень жёстко и авторитарно ставить ей задачи, для неё это будет стрессовая ситуация, и она не сможет адекватно понять и выполнить Ваши поручения.

Понимая личностные качества сотрудников, Вы сможете говорить с ними “на одном языке”. Это будет способствовать более быстрому пониманию и качественному выполнению Ваших заданий. К примеру, если Вы собираетесь поручить важную задачу мягкому и дружелюбному человеку, для которого отношение к нему имеет большое значение, лучше не использовать авторитарный стиль общения. Такие сотрудники поймут Ваши поручения быстрее, если проговорить их с ними в дружеском тоне. А вот более сдержанные и “холодные” люди хорошо воспримут сухую и жёсткую постановку задач.

При эффективном контроле персонала Вы можете быть уверены в том, что они хорошо выполняют свою работу в то время, когда Вы отсутствуете в компании. Для того, чтобы этого добиться, мы рекомендуем совершать неожиданные выборочные проверки работы сотрудников. Это даст Вам представление о том, на что уходит их рабочее время, и насколько успешно они справляются с рабочей нагрузкой.

Если Вы обнаружите, что вместо выполнения Ваших поручений сотрудники занимаются личными делами или “бьют баклуши”, необходимо дать им понять, что такое отношение к работе недопустимо. Если этого требует ситуация, Вы даже можете выйти из себя и продемонстрировать всю свою свирепость, чтобы весь персонал раз и навсегда запомнил границы дозволенного. Ни в коем случае не “закрывайте глаза” на нарушения в работе, выявленные в ходе проверки. Иначе все сотрудники начнут пренебрежительно относиться к своим обязанностям.

Когда Ваши сотрудники будут знать, что в любой момент Вы сможете прийти и проверить всю их деятельность за рабочий день, у них будет стимул всегда выполнять свою работу качественно.

Во многих компаниях можно увидеть ситуацию, когда сотруднику, который занимается решением одной задачи, поручают ещё несколько дел, которые нужно срочно сделать. В результате, сотрудник находится в замешательстве и не понимает, за что ему браться в данный момент. А если такие ситуации возникают часто, то работники находятся в состоянии постоянного стресса, что негативно сказывается на эффективности их работы.

Не нужно отвлекать сотрудников, если Вы знаете, что всё их внимание в этот момент направлено на решение определённой задачи. Лучше выделите в течение дня специальное время для общения с персоналом. В это время Вы сможете узнать всю интересующую Вас информацию о состоянии области каждого сотрудника, скорректировать его план действий, если это необходимо, и дать ему новое поручение.

В идеале, при планировании работы сотрудников, лучше всего отводить определённый запас их рабочего времени на новые задачи, которые возникают в процессе работы. Таким образом, персонал будет подготовлен к возможным форс-мажорам, и остальные рабочие задачи от этого не пострадают.

Как показывает практика, личная проверка работы сотрудников имеет множество неоспоримых плюсов. Во-первых, многие работники и даже топ-менеджеры могут не сообщать Вам о возникающих проблемах, полагая, что они не являются достаточно важными. В результате, информация о существующем положении дел может дойти до Вас лишь тогда, когда ситуация выйдет из-под контроля.

Личное общение с сотрудниками позволит Вам получить представление о состоянии дел в компании изнутри. Кроме того, когда Вы уделяете время для общения с работниками, они чувствуют, что их работа и они сами являются значимыми для Вас. Это способствует установлению доверительных отношений с сотрудниками и повышению их вовлечённости.

Руководители крупных международных компаний всегда выделяют время для общения с рядовыми сотрудниками и обращают внимание на их предложения об улучшении рабочего процесса и бизнеса в целом. Те, кто непосредственно занимаются какой-то деятельностью, лучше всех видят, что необходимо в ней изменить для достижения больших результатов. А в личной беседе сотрудники намного охотнее расскажут Вам о том, что мешает им эффективно выполнять их работу, и как это можно улучшить.

Необходимо, чтобы все сотрудники компании понимали, что невыполнение поставленных руководителем задач без уважительных причин всегда будет наказываться. В противном случае, они всё время будут халатно относиться к работе и несерьёзно воспринимать Ваши поручения.

В случае, если установленный срок исполнения задачи прошёл, а она не была выполнена, нужно выяснить причину, по которой задание не было сделано. Только разобравшись в ситуации, можно будет выбрать наиболее правильные действия. Например, если сотрудник впервые не выполнил задачу, поговорите с ним и узнайте, что ему помешало справиться с работой. Если у него была уважительная причина, нужно выяснить, в чём именно возникла проблема. По возможности помогите ему решить эти проблемы и обговорите с ним, как их можно избежать в будущем. В этом случае можно ограничиться предупреждением о том, что в следующий невыполнение задач будет наказываться.

Объясните сотрудникам, что, если они не могут справиться с поставленными задачами, они должны предупредить Вас об этом заранее и объяснить причины невыполнения работы. Либо Вы договоритесь о переносе срока задачи либо, если она сверхсрочная, окажете помощь для её выполнения. Например, предоставите сотруднику дополнительные ресурсы или поручите кому-то помочь ему с выполнением заданий. Если срок исполнения задачи перенесён по согласованию с Вами, то задание, выполненное к новому сроку, считается сделанным вовремя.

Во всех остальных случаях за невыполнение поставленных задач необходимо назначить какое-то наказание. Это может быть публичное замечание, штраф или лишение работника каких-то привилегий на определённое время. Мера наказания должна выбираться в соответствии с личными качествами человека и его отношению к работе. Главное, чтобы остальные сотрудники не имели желания несерьёзно воспринимать Ваши поручения.

Обязательно обратите внимание на то, стал ли сотрудник работать более эффективно после вынесенного предупреждения или наказания. Если Ваши задания систематически не выполняются из-за нежелания сотрудника работать — стоит задуматься о том, нужен ли Вашей компании такой работник.

Итак, теперь Вы знаете, как контролировать работу сотрудников и при этом предоставлять им достаточно свободы в принятии решений. Хотим обратить Ваше внимание на то, что сильный контроль может уменьшить эффективность работы сотрудников. Они просто будут перекладывать ответственность за свою работу на Вас, понимая, что Вы всё контролируете и не допустите ошибок. Этого ни в коем случае нельзя допускать.

С самого начала объясните сотрудникам, что именно они несут ответственность за результаты работы на своей должности. Контроль нужен Вам не для того, чтобы выполнять работу за своих подчинённых, а для того, чтобы оценить их компетентность. При осуществлении правильного контроля, Ваши сотрудники будут брать ответственность за выполнение поставленных задач, а Вы будете иметь полное представление о состоянии дел в компании.

Нанимайте лучших!

Константин Горюшенков

P.S. Считаете, что наши советы полезны? Тогда ставьте “лайк”. Если у Вас возникли вопросы о том, как эффективно управлять сотрудниками, пишите их в комментариях. Мы всегда рады поделиться с Вами нашими знаниями в сфере найма и работы с персоналом!