Секрети Ефективного Управління Персоналом. Частина 1
Секрети Ефективного Управління Персоналом
Що означає бути по-справжньому ефективним керівником? Можна сказати, що це ключове питання усієї сучасної системи бізнес-освіти. Продуктивність підприємства, отже, і його прибутковість, безпосередньо залежить від ефективності її керівництва. Тому сьогодні на ринку бізнес-освіти найбільш популярні різноманітні семінари та тренінги для керівників, які вчать їх максимально успішно керувати ресурсами компанії.

У Перформії ми навчаємо технології успішного підбору співробітників та ефективного управління персоналом. Для цього потрібно вміти розумітися на людях і добре розуміти їх. Тому ми розробили власні семінари для керівників компаній, які допомагають їм отримати глибше розуміння людей та підвищити ефективність їхньої роботи. І в цій статті ми хочемо поділитись з Вами деякими секретами успішного управління компанією. Ми вважаємо, що саме люди є основним капіталом будь-якого бізнесу та запорукою його розвитку. Тому ми говоритимемо про те, як керівники можуть підвищити свою ефективність за допомогою правильного управління персоналом.

Отже, що є результатом роботи ефективного керівника? На наш погляд, це співробітники, які працюють у його підпорядкуванні, кожен з яких, у свою чергу, приносить очікуваний від нього результат на своєму робочому місці. Це ті працівники, які завжди виконують свої робочі завдання своєчасно і максимально якісно. Можна сказати, що успішний керівник – це той, у кого співробітники працюють максимально ефективно та приносять результат. І це актуально для будь-якої компанії чи відділу, незалежно від сфери діяльності.

Тому саме підвищенню ефективності персоналу присвячено найбільш популярні курси для керівників різних рівнів, наприклад, семінари для директорів з персоналу або тренінги для керівників відділу продажу. Щоб зрозуміти, як її можна підвищити, спочатку з'ясуємо, з чого складається ефективність роботи персоналу.

Основний критерій ефективності персоналу
Основний критерій - наявність конкретних результатів. Чим більше потрібних результатів роботи співробітник дає за певний час – тим вища його ефективність. У технології Перформії, говорячи про результати діяльності, ми використовуємо таке поняття як “продукт”. Відповідно до визначення, яке дав філософ 20 століття Л.Рон Хаббард,

Продукт - це "закінчена високої якості послуга або виріб у руках споживача як обмін за щось цінне".
Це визначення має пряме відношення до ефективного управління персоналом, адже для успішної роботи компанії кожен працівник повинен виробляти конкретний, очікуваний від нього продукт. Тому розберемо його докладніше.

➢ Вироблена послуга або товар є продуктом лише за умови, що він повністю готовий і не вимагає додаткового доопрацювання.

Уявіть, Ви замовили у кафе свій улюблений пиріг, а Вам принесли його у напівфабрикатному стані, що потребує додаткового випікання. У цьому випадку однозначно не можна назвати страву, яку Вам подали, продуктом, оскільки вона не була готовою. Або, наприклад, Ви віддали ноутбук у ремонт, і майстер замінив зламану деталь, але повернув Вам ноутбук у розібраному стані. І тут теж не можна назвати надану послугу продуктом, оскільки вимагає доробки.

Це саме стосується і бізнесу. Співробітник може весь час бути зайнятим чимось і виконувати дуже багато дій, але, якщо очікуваний від нього товар або послуга не завершені повністю і потребують доопрацювання - їх не можна назвати продуктом. Наприклад, якщо секретар передав керівникові лише частину інформації про дзвінки та повідомлення, які йому надійшли за день, він однозначно не зробив продукт. Або, якщо в результаті роботи прибиральниці поменшало пилу та сміття, але офіс не можна ще назвати чистим, то теж можна з упевненістю сказати, що вона не виробила продукт.


➢ Продуктом можна назвати тільки ту річ, яка відповідає такому поняттю, як висока якість.

Тобто, вироблені товар або послуга повинні мати високу якість у порівнянні з аналогічними товарами та послугами в певному ціновому сегменті. Іншими словами, продукт повинен бути зроблений на совість та представляти цінність для його споживачів. Уявіть, що, замовивши собі костюм у майстерні, Ви отримали готовий виріб, але він був пошитий недбало або ж виготовлений з неякісного матеріалу. Чи захочете Ви забрати костюм із кривими швами та нерівними краями, який при цьому зовсім на Вас не сидить? Звичайно ж ні. Тому вироби поганої якості не можна назвати продуктом, навіть якщо вони готові.

Перейдемо до бізнесу. Припустимо, що Ви доручили дизайнеру розробити фірмовий стиль для нової лінійки товарів Вашої компанії. Він презентує готовий проект, якість якого Вас абсолютно не задовольняє. Кольори, які він вибрав, не узгоджуються між собою, а дизайн нового логотипу взагалі не відображає суть товарів, які Ви виготовляєте. Чи представляє цей проект цінність для компанії? Чи можна сказати, що дизайнер впорався з робочим завданням та зробив продукт? Звичайно ж ні. Робота співробітника може вважатися виконаною, тільки якщо зроблені ним товари чи послуги є якісними.

Можна сказати, що ефективні керівники своїми управлінськими діями допомагають працівникам виробляти очікувані від них товари чи послуги своєчасно та максимально якісно. Один із способів зробити, це максимально чітко роз'яснити всім у компанії наступну частину визначення продукту.

➢ Щоб бути продуктом, послуга чи виріб обов'язково мають опинитися у руках споживача за щось цінне.

Що це означає? Кожен окремий співробітник повинен передати свою послугу або товар керівнику або іншому співробітнику, і отримати за це щось цінне, перш ніж можна буде назвати його виробленим продуктом. Чому це важливо зрозуміти?

Уявіть, що вранці Ви доручили секретареві замовити квитки з Одеси до Парижа на сьогоднішній вечір. Проходить пів дня, а квитків у Вас так і немає. Ви йдете з'ясовувати, у чому справа, і виявляєте, що Ваше доручення було виконано протягом 20 хвилин після того, як Ви його озвучили. Квитки давно вже куплені та роздруковані, тільки вони весь час лежали на столі у секретаря, а Вам передані не були. При цьому Ви напевно час від часу відволікалися від важливих завдань і думали про те, чи замовили Вам квитки. В результаті Ви витратили на це питання набагато більше уваги, ніж потрібно, і, можливо, через це менш ефективно вирішували інші завдання.

Щоб таких ситуацій не відбувалося, керівникам необхідно чітко пояснити підлеглим, що будь-яке робоче завдання вважається виконаним лише у тому випадку, коли працівник не тільки виробив очікуваний від нього товар чи послугу, а й передав їх споживачеві.


➢ Передану річ не можна вважати продуктом, якщо в обмін на неї не було отримано чогось цінного.

Наприклад, в обмін на послуги Вашої компанії, клієнти можуть укласти з Вами договір про співпрацю або перерахувати гроші на розрахунковий рахунок. Але що може дати керівник як обмін за виконану персоналом роботу? Будь-яке підтвердження, що свідчить про те, що очікувана ним від співробітника послуга чи річ, була побачена та отримана. Наприклад, кивок голови або фраза "добре, спасибі, чудова робота". Підтвердження - обов'язковий елемент ефективного управління персоналом. І ось чому.

Уявіть, що секретарка, яка замовила квитки, роздрукувала їх, принесла до вас в офіс і поклала на ваш стіл. Тільки Ви в цей час говорили по телефону та не звернули уваги на її дії. Не знаючи, що на столі лежать квитки, на які чекаєте, Ви можете покласти на них інші документи або випадково змахнути і зі столу, або просто їх не помітити. При цьому Ви продовжуватимете думати про те, що у Вас залишається все менше часу підготуватися до поїздки, а Ви навіть не знаєте, о котрій годині виліт. Отже, продукт роботи співробітника не було вироблено, оскільки Ви його не отримали. А скільки таких випадків зустрічається щодня: начебто, Ваше доручення виконано, але це не приносить жодної користі, тому що Ви не отримуєте очікуваного продукту вчасно.

Якщо всі співробітники розуміють, що їхня робота вважається виконаною тільки після того, як вони отримають підтвердження в обмін на повністю закінчену та передану послугу чи річ, то це значно підвищить своєчасність та ефективність їхньої роботи.

Для того, щоб максимально успішно керувати компанією, керівнику необхідно зробити так, щоб його співробітники були орієнтовані на виробництво потрібних продуктів своєї роботи. Адже за що нам платять клієнти? За своєчасне надання необхідних їм послуг або доставку необхідних якісних товарів. Тобто за виробництво очікуваного від нас продукту. Але продукт роботи всієї компанії складається з продуктів кожного її співробітника. Отже, продукти роботи працівника – це найкращий критерій його ефективності. Тому цілком логічно, щоб оплата праці в компанії залежала не від часу, який працівники провели в офісі, і не від дій, які вони здійснили, а від кількості та якості продуктів, які вони виробили. Це дозволить компаніям залишати лише тих співробітників, які справді приносять їм користь.

Візьмемо, наприклад, спорт - область, у якій найбільше зберігається фокус на “продукт”. Можете собі уявити футболіста, який приходить на кожне тренування та гру, багато бігає полем, але при цьому своїми діями тільки заважає команді? Як Ви думаєте, як довго він отримуватиме гроші за свою роботу чи взагалі буде частиною якоїсь команди? Як правило, у спорті досягають успіхів, а отже, і заробляють тільки ті, хто досягає результатів і приносить користь. Якщо говорити про компанію, то користь їй приносять ті співробітники, які виробляють продукт. Можна сміливо сказати, що чим вище ефективність керівника, тим більше “продуктів” виробляє персонал, яким він керує.
Як підвищити ефективність керівника?
Гроші
Зробити так, щоб якомога більше працівників приносило компанії користь і виробляло продукт, керівник може з допомогою такого інструменту, запропонованого Л.Р.Хаббардом, як ЗРС. Що розшифровується як "закінчена робота співробітника". Можна сказати, що ЗРС є службовою запискою, яку співробітник пише в тому випадку, коли не може вирішити якесь питання без схвалення керівника.

Напевно, Ви помічали, що часто керівник сприймається персоналом як “ головне довідкове бюро компанії”? До нього постійно приходять співробітники із питаннями "що робити?". При цьому ці питання можуть мати різний ступінь важливості: від купівлі фарби для принтера до необхідності надання додаткових документів у перевірочні інстанції.

Ті керівники, які починають все це вирішувати, роблять величезну помилку. Цим вони показують працівникам, що готові працювати за всю компанію. Таким чином, їх увага і в майбутньому буде витрачатися на питання, які мають вирішуватися взагалі без його участі. Але багато керівників не відмовляються займатися цими питаннями з побоювання, що без їх втручання вони будуть просто залишені і ніхто їх не вирішить, або рішення буде не таким ефективним. Для того, щоб уникнути таких ситуацій, і було розроблено ЗРС. Як це працює?

Як тільки у співробітника постає питання, яке вимагає схвалення від керівництва, він не йде викладати його керівнику в усній формі, а детально описує суть проблеми і те, чому він не може вирішити її самостійно. При цьому співробітник віддає ЗРС керівнику тільки після того, як детально проаналізував питання і запропонував спосіб його вирішення. Таким чином, керівник отримує не постійний список проблем, викладених загалом, а детальний аналіз того, що відбувається, та пропозиції щодо вирішення даних ситуацій. Давайте детальніше розглянемо, як правильно скласти ЗРС.


ЗРС складається з трьох блоків:
1. “Ситуація”

У першому блоці співробітник коротко описує ситуацію, яка потребує схвалення керівника. Наприклад, менеджеру з продажу потрібна Ваша допомога, оскільки одна з компаній-партнерів хоче отримати знижку за тривалу співпрацю з Вашою компанією. Отже, у першому блоці він зазначає, що компанія “АБВ” хоче отримати знижку за тривалу співпрацю.


2. “Дані”

У другому блоці потрібно викласти всі дані, виходячи з яких можна прийняти рішення. Прочитавши другий блок ЗРС, керівник повинен зрозуміти, що і чому потрібно зробити, і як це можна зробити найкращим чином. Наприклад, в ЗРС має бути описано, що компанія "АБВ" вже третій рік є клієнтом та найбільшим замовником товарів Вашої компанії. Там же мають бути зазначені середні суми, на які вони здійснюють у Вас закупівлі, і яку саме знижку вони хочуть отримати. А також те, що саме втратить Ваша компанія у разі припинення співпраці з компанією "АБВ". І чому взагалі вони хочуть знижку саме зараз. Крім того, в цьому блоці співробітник повинен вказати, які він бачить можливі виходи із ситуації.

3. “Рішення”



Тут співробітник викладає найбільш правильне, на його думку, рішення ситуації. Наприклад, він пропонує надати компанії “АБВ” знижку у певному розмірі, але тільки при умові певного обсягу закупівель.

Після цього працівник пише "Це вірно" і ставить навпроти цієї фрази свій підпис. У цей момент він сам замислюється, а чи справді ця ситуація вирішується таким чином, і чи вимагає вона насправді втручання керівництва, чи він може вирішити її самостійно. Таким чином, коли працівник надає ЗРС керівнику в письмовому чи електронному варіанті, він бере на себе відповідальність за запропоноване рішення, оскільки впевнений у його правильності. Керівнику залишається лише ознайомитися з усіма даними та схвалити чи не схвалити прийняте співробітником рішення

Для цього внизу ЗРС робиться два поля, під якими написано Схвалено та Не схвалено, де керівник залишає свою резолюцію.

Використання ЗРС у роботі з персоналом значно підвищує ефективність керівника. У цього інструменту море плюсів:

1) ЗРС сприяє підвищенню ініціативи та відповідальності співробітників, оскільки вони не просто викладають проблему, а самі шукають усі можливі шляхи її вирішення.

2) ЗРС допомагає керівнику зрозуміти, наскільки правильно співробітник оцінює ситуації, наскільки він орієнтований на пошук рішень та досягнення результатів, а також те, наскільки ефективні запропоновані ним рішення. У майбутньому висновки, які зробить керівник, можуть бути підставою підвищення працівника на посаді.

3) Використання ЗРС допомагає звільнити увагу і час керівника для вирішення завдань першорядної важливості, що є важливою умовою його ефективної роботи.

Вам, напевно, знайомі ситуації, коли співробітник приходить до Вас з проханням про допомогу в дійсно важливому питанні, але коли Ви починаєте в ньому розбиратися, то Вам не вистачає безлічі даних для його вирішення. Доводиться просити підлеглого уточнити інформацію, а потім, як правило, знаходиться ще багато нюансів, які потрібно з'ясовувати. Таким чином, тільки отримання відсутніх даних затягується на кілька годин, не кажучи вже про саме вирішення питання. Коли співробітник викладає проблему в ЗРС, він не може відправити її керівнику, не зібравши перед цим дані, необхідні для розуміння ситуації. Таким чином, важливі питання можна вирішити набагато швидше та ефективніше.

Крім того, дуже часто буває, що співробітникам приходять цікаві ідеї щодо покращення роботи компанії, про які вони поспішають повідомити керівника в останній робочий день перед вихідними чи святами. Наприклад, комерційний директор вирішує, що вам потрібно випустити нову товарну лінійку. Він уже визначив для неї аудиторію споживачів і проаналізував, що у компанії вистачає ресурсів для її виробництва та просування. Про що він і повідомив перед тим, як Вам піти на вихідні. Як правило, після цього вся Ваша увага буде зосереджена на обмірковуванні того, як здійснити цю ідею, що для цього потрібно, і як швидко це можна буде зробити. Перебуваючи не на роботі, Ви навряд чи все це вирішите, тому що у Вас ще немає повного розуміння того, що потрібно зробити, але і вихідних при цьому Ви теж вже не помітите.

Набагато логічніше попросити працівника, який прийшов до Вас з ідеєю про поліпшення роботи компанії й описати її у вигляді ЗРС, а також, вказати, що саме необхідно для реалізації і здійснення цієї ідеї. Таким чином, Ви не будете даремно витрачати час та увагу. Крім того, ЗРС є підтвердженням досягнутих результатів роботи співробітника, тому що у будь-який момент він зможе довести, що компанія отримала новий виток розвитку саме завдяки запропонованому ним проекту.

У ЗРС є лише один мінус – її простота. Більшість керівників вважають, що досягти успіхів у бізнесі можна лише за допомогою нестандартних, складних рішень. Тому їм важко повірити, що такий простий інструмент може принести потрібні результати та підвищити ефективність усієї компанії. Але ми дуже рекомендуємо Вам почати використовувати ЗРС у роботі зі співробітниками, незважаючи на його простоту. Ви здивуєтеся тому, наскільки покращиться робота Вашої компанії.

Як Ви вже зрозуміли, про ефективність керівника можна судити з того, наскільки успішно він керує персоналом та наскільки ефективно він добивається від працівників своєчасного виробництва продукту роботи на кожній посаді. Що може допомогти йому у цьому? Пояснення терміну Продукт і те, що очікується як результат від співробітника на його робочому місці, і навіть запровадження ЗРС як обов'язкового елемента роботи з персоналом. Ці прості дії допомагають керівникам орієнтувати працівників на виробництво продукту та пошук життєздатних рішень для бізнесу. Що, в свою чергу, сприятливо позначається на ефективності їхньої роботи, отже, і прибутковості всієї компанії.


Успіхів та розширення Вам у бізнесі!
Олексій Самойленко


P.S. Ставте лайк, якщо Вам сподобалася ця стаття. Бажаєте дізнатися більше про секрети успішного управління персоналом? Тоді прочитайте нашу статтю “Що упускає кожен керівник у роботі з персоналом”.
Статті на тему
© 2017-2022, Performia Україна.
Адреса: м. Одеса, вул. Середньофонтанська, 19-в
Дивіться нас на YouTube та читайте у соціальних мережах
Підписуйтесь на E-mail розсилку та отримуйте найновішу та найактуальнішу інформацію у сфері підбору персоналу
FAQ