Кадровий аудит: Інструкція з проведення

Тут є один важливий аспект. Продуктивних людей, які роблять результати та приносять користь компанії, умовно можна поділити на дві групи. До першої групи належать люди, які завжди бачать кінцевий результат діяльності та здатні самостійно зрозуміти, як до нього прийти. Таких людей ми називаємо “Перформерами”. До другої групи належать люди, які мають сильне бажання працювати та приносити користь, але не завжди самостійно бачать кінцевий результат діяльності. Ми називаємо таких людей “Виконавцями”. Різниця між ними полягає в їх точці зору: Перформер завжди орієнтується на кінцеву мету та результат діяльності, а Виконавець зазвичай фокусує свою увагу безпосередньо на робочих процесах. Але при правильному управлінні Виконавці можуть бути дуже продуктивні.

І якщо Ви бачите, що співробітник має багато результатів в роботі, але він не завжди виробляє кінцевий продукт, варто з'ясувати у нього, як він вважає, що є результатом всієї його роботи на посаді. Можливо, це продуктивна людина, яка не може самостійно визначити кінцеву мету своєї діяльності. У такому разі для підвищення ефективності його роботи керівнику цього працівника необхідно пояснити йому, що саме являється його продуктом на цій посаді, і скласти разом із ним робочий план, який допоможе дійти потрібного результату.

Останнім критерієм, який ми враховуємо для оцінки потенціалу співробітника, є його знання. Оцінюючи знання потрібно дивитися не так на кількість теоретичної інформації, яку людина може відтворити, а на те, наскільки успішно вона може застосувати цю інформацію та свої професійні навички на практиці. Рівень знань визначається, в першу чергу, здатністю людини впевнено діяти в будь-якій галузі та робити дії, які допоможуть їй досягти необхідних результатів. Чим краще людина знає якусь область, тим швидше та ефективніше вона може в ній діяти. Найкраще підтвердження того, що людина є фахівцем у своїй роботі – це реальні успіхи, яких вона в ній досягла. Якщо людина не має практичних результатів у її роботі, значить, їй не вистачає якихось знань, незалежно від того, скільки в неї є дипломів.

Правильна оцінка потенціалу співробітників допомагає зрозуміти, чи здатні вони багато виробляти і домагатися потрібних результатів роботи. Однак вона не дає уявлення про рівень ефективності працівників. Оскільки той факт, що вони здатні приносити користь компанії, ще не гарантує того, що вони це робитимуть. Щоб людина максимально використовувала свій потенціал у роботі, потрібно, щоб у неї було бажання це робити. І тут вирішальну роль грає залученість людини до роботи.

Залученість - це характеристика взаємовідносин між компанією та працівником, яка показує ступінь готовності та бажання працівника виконувати дії, що виходять за рамки його прямих обов'язків, та докладати зусиль для досягнення цілей організації.

Чим більший рівень залученості співробітника, тим більше зусиль він докладатиме для виконання своїх робочих завдань та реалізації цілей компанії.

Іншими словами, те, наскільки співробітник використовує свій потенціал, працюючи у Вас, залежить від рівня його залученості до роботи. Саме тому неможливо оцінювати ефективність працівників без оцінки їхньої залученості.

Залученість - це не особиста якість людини. Залученість співробітників формується в процесі їх роботи в компанії. І переважно рівень залученості співробітників залежить від компетенції та дій їхніх керівників. Тому рівень залученості конкретного відділу або філії - це показник того, наскільки його керівник компетентний і ефективний у галузі управління персоналом. Зазвичай, що чим гірше залученість працівників, тим більше помилок існує у системі управлінні персоналом.

Найкращим способом зрозуміти справжній рівень залученості в компанії є тестування компанії на залученість персоналу. Це дуже точний зріз ситуації, що дає масу даних для управлінських рішень. Компаніям, у яких 30 і більше працівників, я рекомендую один раз на рік робити таке тестування. Якщо тестування буде в майбутньому, а рівень залученості до підрозділу треба зрозуміти вже зараз, це можна зробити, якщо бути досить компетентним та спостережливим за людьми. Є ряд ознак, за якими можна визначити рівень залученості співробітників.

У компаніях із низькою залученістю співробітники, зазвичай, більше створюють вид трудової діяльності, ніж працюють. Вони часто займаються у робочий час сторонніми справами, і навіть перебувають у роботі “від дзвінка до дзвінка”. Якщо Ви бачите, що співробітники в якомусь відділі часто відволікаються на особисті питання під час роботи, сидять в інтернеті, постійно виходять на перекур і залишають свої робочі місця відразу після закінчення робочого дня - це показник того, що вони низько залучені до роботи. А плани та цілі компанії їм, швидше за все, не важливі.

Ще однією ознакою низької залученості є те, що співробітники працюють без будь-якого інтересу, не прикладаючи особливих зусиль до виконання поставлених завдань. А у разі виникнення труднощів або нестандартних ситуацій, вони не беруть на себе відповідальність і не виявляють ініціативу у вирішенні ситуації, чекають на вказівки від керівника. В результаті, у компанії часто будуть зриватися терміни робіт, і багато завдань буде виконано недостатньо якісно, ​​"для галочки".

Ви також можете отримати уявлення про рівень залученості персоналу після того як подивитися, як співробітники взаємодіють між собою. У компаніях із низькою залученістю співробітники часто розбиваються на неформальні групи, які товаришують один проти одного. У таких компаніях працівники з різних відділів іноді можуть перебувати у стані холодної війни або просто не спілкуватися один з одним. Якщо більшість робочого часу співробітників зайнята з'ясуванням особистих відносин і міжусобними конфліктами - це показник того, що персонал цієї компанії або відділу не залучений до роботи.

Працівники, які не залучені до роботи, найчастіше протидіють усім нововведенням та ініціативам. І керівникам зазвичай набагато складніше мотивувати підлеглих із низьким рівнем залученості. Тому варто звернути увагу на поведінку працівників у той момент, коли керівник пропонує їм, наприклад, навчитися працювати в новій програмі для більш якісного ведення бази клієнтів. Якщо співробітники критикують рішення керівництва і намагаються знайти будь-який привід, щоб уповільнити впровадження змін, це говорить про те, що компанія має проблеми із залученістю.

Ще одним показником рівня залученості є кількість працівників, які працюють у компанії тривалий час. У компаніях із низьким рівнем залученості зазвичай висока плинність кадрів. Це викликано тим, що працівники, які не залучені до роботи, зазвичай залишаються з компанією не тому, що вони поділяють цінності компанії або вважають мету та місію компанії гідними, а тому, що це місце роботи приносить їм найбільшу вигоду. Тому вони можуть перейти на інше місце роботи, якщо отримають більш вигідну пропозицію, або якщо в компанію прийдуть важкі часи. Дізнавшись про те, скільки людей звільнилося в періоди, коли компанія стикнулася з труднощами, можна отримати гарне уявлення про рівень залученості персоналу.

Спостерігаючи за поведінкою співробітників, можна помітити, коли у персоналу компанії високий рівень залученості. Як правило, залучені працівники дбають про свою компанію і намагаються зробити максимальний внесок у її розвиток. Тому вони можуть докладати додаткових зусиль і виконувати дії, які виходять за рамки їхніх прямих обов'язків, щоб реалізувати цілі компанії. Наприклад, залучені працівники можуть затримуватися на роботі або приїжджати на роботу у вихідні, щоб своєчасно завершити важливий для компанії проект, не вимагаючи додаткової оплати.

Показником рівня залученості також є те, скільки людей прийшло працювати в компанію за рекомендацією її працівників. Співробітники з високим рівнем залученості, як правило, активно рекомендують свою компанію як роботодавець. Залучені співробітники, зазвичай, пов'язують своє майбутнє з компанією, де вони працюють, і тому хочуть, щоб вона успішно розвивалася. Отже, коли вони зустрічають хорошого спеціаліста, який перебуває у пошуках роботи, їм хочеться залучити його до своєї компанії. І якщо люди, які успішно працюють у компанії тривалий час, колись прийшли туди за рекомендацією інших працівників – це ознака того, що у компанії висока залученість. Але не варто плутати з ситуацією, коли працівник тягне в компанію своїх родичів і друзів, тому що тут добре платять і мало контролюють. Це зовсім інша ситуація і вона суперечить самому визначенню залученого працівника.

Щоб отримати правильне уявлення про рівень ефективності працівника компанії, необхідно порівняти його потенціал і рівень залученості. Якщо працівник не залучений до роботи, то він не використовує весь свій потенціал. І щоб збільшити його ефективність, за умови хорошого потенціалу, потрібно насамперед підвищити його залученість, що можна зробити за допомогою правильної роботи та розуміння його цінностей. Набагато важче підвищувати ефективність персоналу, якщо у компанії досить висока залученість, але при цьому багатьом співробітникам не вистачає потенціалу для досягнення потрібних результатів роботи. У цьому випадку необхідно підвищувати потенціал співробітників, часто це набагато триваліший, найважчий і дорогий процес. Тому набагато вигідніше наймати співробітників із добрим потенціалом.

На простих посадах можна підвищити потенціал працівників за допомогою навчання. Правильне навчання розвиває в людині нові здібності та навички, внаслідок чого вона легше справляється з робочим навантаженням та досягає більш високих показників роботи. Але при цьому бажано усвідомити, що коли в компанію потрапляють люди з низьким потенціалом, то це, насамперед, є наслідком помилок у підборі персоналу. А помилка підбору – це завжди помилка управління. Помилки в підборі персоналу зазвичай викликані невмінням створити потік продуктивних кандидатів та незнанням того, на що потрібно дивитися, щоб правильно оцінювати кандидатів та приймати вірні рішення щодо найму. Отже, для підвищення ефективності компанії потрібно переглянути існуючу систему найму та отримати знання, які допоможуть краще розбиратися в людях та підбирати персонал з високим потенціалом.

Хочу звернути увагу на те, що для об'єктивної оцінки роботи працівників буде краще, якщо кадровий аудит у Вашій компанії проведе незалежний спеціаліст. По-перше, фахівець зазвичай знає, на що потрібно дивитися та звертати увагу, щоб зрозуміти стан справ. Він довго цьому навчався. А по-друге, він не матиме суб'єктивного ставлення до працівників Вашої компанії. Адже, якщо кадровий аудит проводитиме один із керівників або HR-менеджер компанії, їхнє ставлення до працівників може впливати на результати їхньої оцінки. Оцінюючи ефективність своїх працівників, їм треба дивитися правді у вічі, а це дуже не просто робити, і часто хочеться бажане видати за дійсне.

Крім того, для достовірності результатів кадрового аудиту працівники не повинні знати, що в даний момент проводиться оцінка їх роботи. Інакше вони почнуть неприродно поводитися, намагаючись показати себе з найкращого боку і створити про себе максимально гарне враження. В результаті Ви не отримаєте достовірної картини того, як йдуть справи у Вашій компанії. Можливо, аудитору варто тимчасово влаштуватися на роботу у Вашу компанію. Це дозволить йому спостерігати за природною поведінкою співробітників і не викликати у них відчуття того, що їхню роботу перевіряють.