Як ефективно керувати персоналом

• правильно ставте завдання працівникам;
• враховуйте продуктивність співробітника для вибору найкращого методу контролю;
• звертайте увагу на особисті якості співробітників;
• робіть несподівані вибіркові перевірки;
• не відволікайте працівників від виконання робочих завдань;
• виділіть час для особистого спілкування із співробітниками;
• визначте покарання за невиконання завдань.

Ви помічали, що у співробітників виникає гостра негативна реакція, коли намагаєтеся їх контролювати? Це з тим, що майже всіх контроль асоціюється з постійним спостереженням, “смиканням” і, що найголовніше, відсутністю свободи. Саме таким чином нас зазвичай контролювали вдома, у школах та у вузах, і ми звикли до того, що іншого контролю не буває. Тому працівники практично завжди сприймають контроль з боку керівника "в багнети" і всіляко пручаються йому.

Проте ефективне управління співробітниками неможливе без певного ступеня контролю. В іншому випадку, керівник не матиме жодного уявлення про стан справ у його компанії. Це може призвести до того, що проблеми в бізнесі не будуть виявлені до того часу, коли вже пізно щось робитиме. Тому багато керівників запитують, як контролювати роботу співробітників, не викликаючи в них протесту? Саме про це ми поговоримо у цій статті.

Спочатку давайте розберемося з тим, що таке ефективний контроль. Деякі керівники помилково вважають, що хороший контроль можливий лише якщо постійно вимагати від співробітників звітності і залишати їм ніякої свободи дій. Такий контроль надто нав'язливий і, як показує практика, неефективний. Співробітники сприймають його як прояв недовіри та спроби втрутитися у їхню сферу відповідальності. Це викликає у них опір, і вони з усіх сил намагаються звільнитися від такого управління.

А це неможливо зробити, якщо персонал постійно вороже сприйматиме Ваше управління. Тому, якщо контроль надто нав'язливий і приносить співробітникам дискомфорт, він не буде дуже ефективним.

Суть правильного контролю зводиться до того що, щоб керівник мав уявлення про діяльність персоналу, у своїй не відбиваючи вони бажання працювати. Для цього необхідно пам'ятати, що всі люди різні, тому контролювати їх потрібно за допомогою різних методів. Ті способи контролю, які чудово підійдуть для однієї людини, можуть не працювати для іншої, оскільки у цих людей абсолютно різні характери та ставлення до роботи. Нижче наводимо рекомендації, які дозволять зробити контроль персоналу більш ефективним, якщо Ви будете застосовувати їх з урахуванням індивідуальності кожного співробітника.

Планування роботи співробітників дозволяє Вам зрозуміти, на які завдання йде їхній час, і наскільки успішно вони справляються з робочим навантаженням. Щоб робота персоналу була максимально ефективною, важливо правильно поставити їм завдання.

Коли Ви ставите співробітникам завдання, воно має бути сформульоване максимально чітко та зрозуміло. Необхідно визначити та вказати співробітнику точний термін виконання для кожного завдання. Після закінчення цього часу він повинен надати Вам звіт про виконану роботу та досягнуті результати. Після того, як Ви дали доручення співробітнику, попросіть його повторити поставлене завдання. Так Ви зможете переконатися, що він її дійсно зрозумів.

Ми рекомендуємо, щоб усі робочі завдання для працівників дублювалися письмово. Увага керівника є цінним ресурсом, і якщо Ви триматимете завдання Ваших підлеглих у пам'яті, це може відвернути Вас від вирішення важливих питань. Письмова постановка завдань допоможе Вам не відволікати на них свою увагу, але при цьому контролювати їхнє виконання.

Деякі керівники намагаються контролювати кожен крок своїх працівників. Але жодному співробітнику не сподобається постійне “смикання” та втручання у його роботу. Основна причина, через яку люди не люблять контроль, полягає в тому, що він не дає їм свободи дій. Тому важливо вибрати метод контролю, який дозволятиме співробітнику приймати самостійні рішення у сфері роботи. Ми вважаємо, що для цього обов'язково потрібно враховувати його продуктивність, тобто, здатність давати потрібний результат.

Найпродуктивніших співробітників ми називаємо перформерами. Це люди, які завжди бачать кінцевий результат своєї роботи та здатні зробити його. Перформери самі розуміють, які дії необхідно вжити, щоб досягти намічених результатів. Тому коли Ви ставите завдання такому співробітнику, не потрібно детально розписувати кожен крок, який йому необхідно зробити. Достатньо просто пояснити перформеру, який результат Ви хочете побачити, і не втручатися у його роботу з великою кількістю контрольних точок.

Саме перформерам необхідно надавати достатньо свободи у прийнятті рішень, пов'язаних із їхньою роботою. Якщо Ви очікуєте, що найнятий Вами перформер братиме відповідальність за свою область, Вам необхідно віддати йому контроль цієї області. Тому ми радимо перевіряти не дії продуктивних співробітників, а досягнуті результати.

Для того, щоб завжди мати уявлення про реальні досягнення співробітників, ми рекомендуємо запровадити систему оцінки результатів їхньої роботи. А також відображати виміряні результати графічно, щоб Ви могли зрозуміти, як змінюються показники роботи співробітника з часом. Це дасть Вам наочну картину того, в якому стані знаходиться відповідальність кожного співробітника. І Ви легко зможете оцінити продуктивність персоналу за певний проміжок часу. Крім того, коли Ви фіксуєте та відзначаєте досягнуті цілі, це мотивує продуктивних співробітників працювати з великим ентузіазмом та досягати нових результатів.

Якщо у співробітника хороші показники і його продуктивність стабільно збільшується — довірте йому самостійно контролювати свою область. Вводити додаткові точки контролю потрібно у разі, якщо показники роботи співробітника погіршуються, тобто із часом результатів роботи стає дедалі менше. Тоді необхідно знайти та усунути причину такого погіршення.

Зовсім інший метод контролю необхідний у випадку, якщо Ви хочете перевірити роботу людини, яка не є перформером. Буває, що найнятий співробітник має величезне бажання працювати і приносити користь, але не бачить кінцевого результату своєї роботи. І тому не може самостійно визначити, які дії необхідні для виконання завдання. Таких людей ми називаємо робителями. Їм потрібно більше точок контролю, ніж перформерам.

Якщо Ви ставите завдання робителю, то Вам потрібно максимально зрозуміло та детально пояснити йому, які дії потрібно вжити, щоб досягти потрібного результату. І в цьому випадку потрібно контролювати саме зроблені дії. Якщо перформери можуть надавати Вам звіт про досягнуті результати, то робителі повинні звітувати за виконані дії.

Завжди необхідно враховувати складність завдання при виборі співробітника, якому Ви хочете його доручити. Найбільш важкі та важливі доручення краще давати перформерам, які орієнтовані у своїй роботі на результат та бачать, як його досягти. Дільникам краще доручати менш складні завдання, які вимагають прийняття рішень, значимих підприємствам.

Бажаємо звернути Вашу увагу на те, що навіть продуктивний співробітник може скласти ефективний план дій, тільки якщо він сам добре уявляє, до яких результатів йому потрібно дійти. Тому, щоб співробітники могли взяти відповідальність за свою сферу роботи, їм потрібно чітко роз'яснити довгострокові та проміжні цілі компанії. Якщо всі в компанії будуть розуміти, що від них потрібно, і працювати на досягнення загального результату, Вам не доведеться контролювати кожен крок свого персоналу.

Ефективне управління співробітниками неможливе без урахування їх особистісних якостей. Стиль спілкування та постановки завдань краще визначати, виходячи з особливостей характеру працівника. В іншому випадку, Ви не досягнете ефективного виконання завдань. Наприклад, якщо Ваша секретарка не виносить тиску, а Ви будете дуже жорстко і авторитарно ставити їй завдання, для неї це буде стресова ситуація, і вона не зможе адекватно зрозуміти та виконати Ваші доручення.

Розуміючи особисті якості співробітників, Ви зможете говорити з ними "одною мовою". Це сприятиме швидшому розумінню та якісному виконанню Ваших завдань. Наприклад, якщо Ви збираєтеся доручити важливе завдання м'якій і доброзичливій людині, для якої ставлення до неї має велике значення, краще не використовувати авторитарний стиль спілкування. Такі співробітники зрозуміють Ваші доручення швидше, якщо проговорити їх із ними у дружньому тоні. А ось більш стримані та “холодні” люди добре сприймуть суху та жорстку постановку завдань.

При ефективному контролі персоналу Ви можете бути впевнені, що вони добре виконують свою роботу в той час, коли Ви відсутня в компанії. Для того, щоб цього досягти, ми рекомендуємо здійснювати несподівані вибіркові перевірки роботи працівників. Це дасть Вам уявлення про те, на що йде їхній робочий час, і наскільки успішно вони справляються з робочим навантаженням.

Якщо Ви виявите, що замість виконання Ваших доручень співробітники займаються особистими справами або б'ють байдики, необхідно дати їм зрозуміти, що таке ставлення до роботи є неприпустимим. Якщо цього вимагає ситуація, Ви навіть можете вийти з себе та продемонструвати всю свою лютість, щоб весь персонал раз і назавжди запам'ятав межі дозволеного. У жодному разі не “заплющуйте очі” на порушення в роботі, виявлені в ході перевірки. Інакше всі співробітники почнуть зневажливо ставитись до своїх обов'язків.

Коли Ваші співробітники знатимуть, що у будь-який момент Ви зможете прийти та перевірити всю їхню діяльність за робочий день, у них стимул завжди виконуватиме свою роботу якісно.

У багатьох компаніях можна побачити ситуацію, коли співробітнику, який займається вирішенням одного завдання, доручають ще кілька справ, які потрібно терміново зробити. У результаті, співробітник збентежений і не розуміє, за що йому братися в даний момент. А якщо такі ситуації виникають часто, то працівники перебувають у стані постійного стресу, що негативно впливає на ефективність їх роботи.

Не потрібно відволікати співробітників, якщо Ви знаєте, що вся їхня увага в цей момент спрямована на вирішення певного завдання. Краще виділіть протягом дня спеціальний час для спілкування з персоналом. У цей час Ви зможете дізнатися всю інформацію, що Вас цікавить, про стан області кожного співробітника, скоригувати його план дій, якщо це необхідно, і дати йому нове доручення.

В ідеалі, при плануванні роботи співробітників, найкраще відводити певний запас їхнього робочого часу на нові завдання, що виникають у процесі роботи. Таким чином, персонал буде підготовлений до можливих форс-мажорів, і решта робочих завдань від цього не постраждає.

Як показує практика, особиста перевірка роботи співробітників має безліч незаперечних плюсів. По-перше, багато працівників і навіть топ-менеджери можуть не повідомляти Вам про проблеми, що виникають, вважаючи, що вони не є досить важливими. В результаті інформація про існуючий стан справ може дійти до Вас лише тоді, коли ситуація вийде з-під контролю.

Особисте спілкування зі співробітниками дозволить Вам отримати уявлення про стан справ у компанії зсередини. Крім того, коли Ви приділяєте час для спілкування з працівниками, вони відчувають, що їхня робота і вони самі є значущими для Вас. Це сприяє встановленню довірчих відносин із співробітниками та підвищенню їхньої залученості.

Керівники великих міжнародних компаній завжди виділяють час для спілкування з рядовими співробітниками та звертають увагу на їхні пропозиції щодо покращення робочого процесу та бізнесу в цілому. Ті, хто безпосередньо займаються якоюсь діяльністю, найкраще бачать, що необхідно в ній змінити для досягнення більших результатів. А в особистій розмові співробітники набагато охочіше розкажуть Вам про те, що заважає їм ефективно виконувати їхню роботу, і як це можна покращити.

Необхідно, щоб усі співробітники компанії розуміли, що невиконання поставлених керівником завдань без поважних причин завжди каратиметься. Інакше вони постійно халатно ставляться до роботи і несерйозно сприйматимуть Ваші доручення.

У разі, якщо встановлений термін виконання завдання пройшов, а вона не була виконана, потрібно з'ясувати причину, через яку завдання не було зроблено. Тільки розібравшись у ситуації, можна буде вибрати найбільш правильні дії. Наприклад, якщо співробітник вперше не виконав завдання, поговоріть з ним і дізнайтеся, що йому завадило впоратися з роботою. Якщо він мав поважну причину, потрібно з'ясувати, в чому саме виникла проблема. По можливості, допоможіть йому вирішити ці проблеми та обговоріть з ним, як їх можна уникнути в майбутньому. У цьому випадку можна обмежитися попередженням про те, що наступне невиконання завдань буде каратися.

Поясніть співробітникам, що якщо вони не можуть впоратися з поставленими завданнями, вони повинні попередити Вас про це заздалегідь і пояснити причини невиконання роботи. Або Ви домовитеся про перенесення терміну завдання або, якщо вона надстрокова, надасте допомогу для її виконання. Наприклад, надайте співробітнику додаткові ресурси або доручіть комусь допомогти йому з виконанням завдань. Якщо термін виконання завдання перенесено за погодженням з Вами, то завдання, виконане до нового терміну, вважається зробленим вчасно.

У решті випадків за невиконання поставлених завдань необхідно призначити якесь покарання. Це може бути публічне зауваження, штраф чи позбавлення працівника якихось привілеїв на певний час. Міра покарання повинна вибиратися відповідно до особистих якостей людини та її відношення до роботи. Головне, щоб решта співробітників не мала бажання несерйозно сприймати Ваші доручення.

Обов'язково зверніть увагу на те, чи співробітник почав працювати більш ефективно після винесеного попередження або покарання. Якщо Ваші завдання систематично не виконуються через небажання співробітника працювати, варто задуматися про те, чи потрібен Вашій компанії такий працівник.

Отже, тепер Ви знаєте, як контролювати роботу співробітників та при цьому надавати їм достатньо свободи у прийнятті рішень. Хочемо звернути Вашу увагу, що сильний контроль може зменшити ефективність роботи співробітників. Вони просто будуть перекладати відповідальність за свою роботу на Вас, розуміючи, що Ви все контролюєте і не припуститеся помилок. Цього в жодному разі не можна допускати.

З самого початку поясніть співробітникам, що саме вони відповідають за результати роботи на своїй посаді. Контроль потрібен Вам не для того, щоб виконувати роботу за своїх підлеглих, а для того, щоб оцінити їхню компетентність. При здійсненні правильного контролю, Ваші співробітники братимуть відповідальність за виконання поставлених завдань, а Ви матимете повне уявлення про стан справ у компанії.

Наймайте найкращих!

Костянтин Горюшенков

P.S. Вважаєте, що наші поради корисні? Тоді ставте "лайк". Якщо у Вас виникли питання, як ефективно керувати співробітниками, пишіть їх у коментарях. Ми завжди раді поділитися з Вами нашими знаннями у сфері найму та роботи з персоналом!