Як стати успішним керівником

У Вас іноді виникає таке відчуття, що Ви працюєте 25 годин на добу? Навіть Ваші вихідні зайняті постійним рішенням робочих завдань, але отримані результати не виправдовують Ваші очікування? У цій статті ми поговоримо про те, чому так відбувається і як можна досягати намічених цілей без постійного навантаження.

Як Ви вважаєте, що поєднує всіх успішних людей? За нашими спостереженнями, вони мають здатність досягати бажаних результатів при найменшій витраті часу, ресурсів та сил. Інакше, цю здатність можна назвати ефективністю. Перевантаження, постійний стрес та цілодобова зайнятість не являються синонімами високої ефективності керівника. Скоріше навпаки. Вони показують, що чинні їм дії недостатньо ефективні.

Як зробити роботу керівника більш ефективною? Різні курси для керівників по-різному відповідають на це питання. Деякі семінари для директорів концентруються на розробці правильної стратегії, інші наголошують на роботі з мотивацією, треті вчать правильному розподілу часу. Перформією розроблено авторські навчальні семінари для керівників компаній, присвячені питанню підвищення ефективності. Зараз ми хочемо поділитися з Вами нашими ключовими напрацюваннями в галузі управління та дати кілька рекомендацій про те, як зробити бізнес успішним та ефективним.

Для того, щоб щось поліпшити, необхідно спочатку з'ясувати, від яких факторів залежить те, що ми хочемо змінити.

На наш погляд, ефективність залежить насамперед від того, що ми робимо зараз, кожної окремо взятої хвилини, тобто тут і зараз. Саме ті дії, які ми робимо зараз, визначають те, наскільки успішними ми будемо в майбутньому, як швидко і легко ми зможемо досягти намічених цілей та отримати бажані результати. Давайте розглянемо це на простому прикладі.

Уявіть, журналісти популярного у Вашому місті бізнес-журналу, попросили Вас написати статтю про Вашу компанію та її послуги. Ви з ентузіазмом приступили до написання статті. Незабаром Вам знадобилося уточнити значення якогось слова, Ви відкрили електронну версію тлумачного словника, щоб його подивитися і тут побачили на цій сторінці анонс фільму, на який давно хотіли піти. Ви зацікавилися, перейшли за посиланням, дізналися коли буде показ, замовили квитки. Вже хотіли повернутися до написання статті, але тут в месенджері написав друг, з яким Ви дуже давно не бачилися і запросив до себе на день народження. Не відповісти Ви йому не можете. Потім Вам зателефонували з робочих питань, які ніхто не може вирішити без Вашого схвалення…

Так минуло 5 годин. А замість готової статті у Вас надруковано один абзац. Начебто Ви весь час були чимось зайняті. Але чи можна сказати, що Ви його ефективно провели? Чи досягли Ви успіху? Ні. Тому що Ваша мета написати статтю, так і не була досягнута. Ви відволіклися від наміченої мети і стали займатися тим, що не сприяло її реалізації. Таким чином, кожен день безліч людей буквально "тоне" в особистій неефективності.

Ефективність залежить від того, наскільки ми можемо сконцентруватися на потрібній меті і робити ті дії, які приведуть нас до її здійснення. Але, щоб утримувати фокус на бажаній меті, нам необхідно звертати на неї увагу, згодні? Увага, на наш погляд, є дуже важливим фактором, від якого залежить ефективність, а також найціннішим ресурсом керівника. Тому поговоримо про це докладніше.

На жаль, багато керівників недооцінюють важливість уваги та її вплив на ефективність їхньої роботи. Адже в нашому житті розвиваються ті області, на які ми звертаємо увагу. Уявіть собі, що у Вас на підвіконні стоїть квітка. Якщо Ви звертатимете на неї увагу, Ви розумітимете, як саме за нею потрібно доглядати: поливати, удобрювати, підв'язати гілки або пересадити. У цьому випадку Ваша квітка ростиме, цвістиме і радуватиме око. Якщо Ви приберете з неї увагу, то неодмінно забудете про необхідний їй догляд, і незабаром квітки у Вас не буде.

Те саме стосується будь-якої галузі життя та бізнесу: поки Ви звертаєте на неї свою увагу - вона буде розвиватися та процвітати. Як тільки Ви перестанете це робити, у ній почнеться з'являтися дедалі більше проблем. Тому, якщо Ви хочете досягти в якійсь області хороших результатів – Вам необхідно чітко ставити цілі та утримувати на них свою увагу. Більшість планів не реалізовується саме тому, що на середині шляху до мети наша увага відволікається та переключається на інші справи.

Є важливий аспект щодо уваги, який необхідно пояснити. Тут важливо розуміти, що кількість нашої уваги обмежена! У когось її трохи більше, у когось трохи менше, але кожна людина має певний ліміт уваги. Давайте уявимо, що його можна виміряти в “умовних одиницях уваги”. Можна сказати, що ми звертаємо одиниці нашої уваги на все, що ми робимо, і про що ми думаємо.

Якщо ми займаємося простою і знайомою нам справою, то достатньо направити на неї всього пару одиниць уваги. Наприклад, можна мити посуд, одночасно розмовляти з дітьми та думати про те, куди Ви поїдете з сім'єю на вихідні. При цьому Ви все одно отримаєте потрібний результат – чистий посуд. Чим важливіша і найвідповідальніша у нас справа - наприклад, виконання акробатичного трюку на великій висоті або переговори з іноземною компанією про можливість співпраці - тим більше одиниць уваги ми повинні туди направити, щоб зробити їх успішними. Розглянемо, як це можна застосувати до ведення бізнесу.

Уявіть, що Ви приїхали на ділову зустріч, щоб укласти договір про співпрацю з новим партнером. Ця зустріч дуже важлива для Вас, тому потрібно звернути на розмову з партнером багато уваги. У Вас зараз є, скажімо, 10 одиниць уваги, і Ви всі їх маєте направити на спілкування. Через 15 хвилин після початку розмови Вам дзвонить головний бухгалтер і повідомляє, що хтось із клієнтів все ще не перерахував гроші за придбаний у Вас товар, і через це вона не може здійснити заплановані на сьогодні оплати. Звичайно, перебуваючи на зустрічі, Ви не можете вирішити дане питання і обіцяєте бухгалтеру передзвонити через 2 години. Але тепер Ви пам'ятатимете про те, що на роботі є проблема, для вирішення якої потрібна Ваша участь. Отже, це питання, хочете Ви того чи ні, вже утримує кілька одиниць Вашої уваги. Отже, партнеру Ви можете приділити не 10, а 7 одиниць уваги.

Ще через 10 хвилин дзвонить Ваша сестра та хоче обговорити з Вами спільний подарунок на ювілей весілля Ваших батьків. Звичайно ж, Ви пояснюєте, що зайняті та зателефонуєте їй пізніше. Але Ви все одно пам'ятаєте, що сестра засмутилася через те, що Ви їй не змогли приділити час. Та й свято у батьків справді вже скоро… Приблизно дві одиниці уваги у Вас залишилося на цьому питанні. І Ви вже можете приділити співрозмовнику лише половину уваги, яку насправді вимагає ця зустріч. Отже, Ви спілкуєтеся з меншою ефективністю, ніж могли б.

Незабаром Вам дзвонить офіс-менеджер і у паніці повідомляє, що через ремонт у сусідньому офісі пошкодилася проводка, тому тепер у всьому будинку немає світла, і запитує Вас, що робити. Звичайно, перебуваючи далеко від офісу, Ви не можете змінити ситуацію. Але цей форс-мажор також забере частину Вашої уваги. Все, після цього зустріч можна закінчувати і переносити на інший час. У Вас уже не залишилося вільних одиниць уваги, щоб зосередитися на обговоренні нюансів співпраці та ефективно вирішити виниклі питання.

У результаті, Ви витратили майже годину часу, але початкової мети - укласти договір про співпрацю - так і не досягли. Ваш стан далекий від ідеального, а саме: ви роздратовані, запальні і готові відірвати комусь голову, тому що на Вас впало багато проблем, які треба вирішувати і Ви навіть не уявляєте, за що братися в першу чергу. Та й Ваш партнер явно не в захваті від цього. Тобто, призначити нову зустріч із ним буде проблематично. У такому стані більшість керівників проводить кожен робочий день. І в цьому полягає одна з головних причин їхньої слабкої ефективності.

Багато співробітників сприймають кабінет керівника як прохідний двір, до якого можна прийти, коли у них виникають будь-які труднощі чи проблеми. Тому, варто тільки керівнику з'явитися в офісі, як на нього звалюється безліч не запланованих завдань, як важливих, так і не дуже. Це неминуче призводить до того, що у керівника все менше і менше вільної уваги. Адже, навіть відправивши співробітника самостійно вирішувати якусь проблему, він все одно пам'ятатиме про неї до того моменту, поки він не дізнається, що вона вирішена.

При цьому, будь-який керівник має безліч своїх важливих завдань, які він не може передати комусь іншому. У результаті в нього просто не залишається достатньої кількості уваги для їх ефективного вирішення. Відсутність вільної уваги викликає стан стресу: керівник стає нервовим, легко дратується і підвищує голос без видимого приводу. Знайомий стан? Багато хто впевнений у тому, що постійні стрес та навантаження додаються до керуючої посади. Насправді, це лише наслідок того, що увага керівника “зависла” на занадто великій кількості незакінчених справ.

У Перформії такі проблеми називаються - незавершеним циклом. Цикл - це щось, що повторюється із разу в раз. Філософ 20 століття Л.Рон Хаббард дав таке визначення циклам дій: "Цикл дії - це почати, змінити та закінчити або зупинити". Будь-яка наша дія складається з початку, потім якоїсь зміни та завершення. Наприклад, Ви розпочинаєте розмову, змінюєте її і потім закінчуєте, досягнувши якогось розуміння. Коли Ви готуєте сніданок, Ви починаєте одне, потім змінюєте - починаєте варити гарнір, нарізати овочі для салату, додавати нові інгредієнти, все це змішується і завершується, як правило, готовою смачною стравою. Заняття, яке Ви почали робити, але залишили незакінченим, є незавершеним циклом.

Л.Рон Хаббард, володіючи неймовірною особистою ефективністю, сформулював секрет ефективності так: "Ключ до ефективності - це робити те, що Ви робите, у той час, коли Ви це робите". Тобто, для того щоб робити щось максимально ефективно, вся Ваша увага повинна бути спрямована саме на це заняття. І Ви не повинні дозволяти нікому і нічого відволікати Вас від нього, поки Ви не закінчите ним займатися. При цьому, навіть якщо до Вас ніхто не заходить або дзвонить, але у Вас є розпочаті раніше і ще не завершені цикли, то Ваша увага все одно не вільна. Кожен незакритий цикл тримає на собі якусь кількість одиниць Вашої уваги. Якщо Ви починаєте новий цикл, не маючи достатньої кількості вільної уваги, Ви діятимете в рази менш ефективно, ніж могли б.

Важливість наявності у людей на посадах вільної уваги побічно підтверджують і багато семінарів для керівників відділів, присвячені підвищенню їх ефективності. Вони часто вчать керівників різним технікам ефективного планування, як своєї роботи, так і його підлеглих. Але для того, щоб планувати будь-яку діяльність, потрібна наявність великої кількості вільної уваги. Інакше Ви просто не зможете утримувати у голові безліч нюансів та простежувати взаємозв'язок подій. Тому керівнику дуже важливо стежити за тим, щоб він завжди мав достатню кількість вільної уваги.

Ми виділили такі рекомендації, які дозволяють керівникам звільнити свою увагу та підвищити ефективність їхньої роботи:

Дуже часто керівники недооцінюють важливість своєї уваги. Тому вони самі створюють собі незавершені цикли і дозволяють своїй увазі “зависати” на них. Наприклад, чи можете Ви згадати випадок, коли бачили листи на пошті, на які потрібно відповісти, але відкладали відповідь “на потім”, оскільки питання не було терміновим? У більшості людей такі ситуації відбуваються майже щодня. Але в той момент, коли Ви відклали відповідь на лист, Ви створили незавершений цикл, на якому тепер утримується певна кількість Вашої уваги. І це вже певною мірою знижує Вашу ефективність роботи.

Тепер, що потрібно зробити, щоб звільнити Вашу увагу? Щонайменше, відповісти на всі листи, які були відкладені "на потім". Але чи цього достатньо? Адже, погодьтеся, часто написавши і надіславши відповідь, Ви продовжуєте думати про те, чи отримав адресат Ваш лист, прочитав його та зрозумів, що Ви хотіли сказати. Ваша увага буде утримуватися на цьому питанні до тих пір, поки Ви не отримаєте підтвердження того, що той, кому Ви писали, отримав листа та прочитав його.

Те саме стосується письмових доручень, які Ви даєте працівникам. Не отримавши від них підтвердження про те, що Вашого листа отримано і зрозуміло, Ви не впевнені до кінця, що співробітник може виконати доручення і зробити це вчасно. Тому дуже корисно ввести в корпоративну культуру компанії правило про те, що на всі листи має бути дана відповідь відразу після їх прочитання, що лист отримано, зрозуміло і прийнято в роботу. Навіть якщо людині, яка отримала листа, все зрозуміло, і у нього немає додаткових питань. Проста фраза "Добре, все зрозуміло" у відповідь на лист може звільнити як Вашу увагу, так і Ваших співробітників. Що, в свою чергу, допоможе Вам більш ефективно керувати персоналом.

Кожен керівник, зазвичай, має безліч циклів і завдань, які можуть вирішити тільки вони. Тому, їдучи на важливі зустрічі, вони не можуть дозволити вимкнути телефон і залишитися без зв'язку. Але, якщо проаналізувати вхідні дзвінки керівника, то може з'ясуватися, що з 70 дзвінків, що надійшли за 2 години зустрічі, лише 3 виявились невідкладно важливими. Тому для більш ефективної роботи керівнику необхідний особистий помічник або асистент, який фільтруватиме його комунікацію і не допускатиме, щоб увага керівника “зависала” на незначних питаннях.

Продуктом роботи особистого помічника є звільнений час та увага керівника. Йому потрібно буде самому вирішувати багато питань, щоб не займати увагу керівника. Тому на цю посаду необхідно наймати тільки перформера, тобто людину, яка бачить кінцевий результат своєї діяльності і може самостійно знайти та реалізувати рішення, що дозволяють якнайшвидше її досягти.

Багато керівників спочатку не погоджуються з необхідністю найму помічника, оскільки в нас існує думка, що добрий керівник - це той, хто може все робити сам. Однак ми рекомендуємо подивитися на це питання з іншого боку, а саме: Ви визначаєте курс розвитку компанії та вирішуєте головні стратегічні завдання. Від того, наскільки ефективно це Ви робите, залежить майбутнє всього Вашого бізнесу. А як ми з'ясували раніше, для того щоб робити щось ефективно, Вам необхідно мати достатньо вільної уваги. Саме його і забезпечить Вам підбір хорошого помічника. Таким чином, наявність у Вас асистента можна назвати запорукою успішного розвитку компанії.

3. Виписуйте всі незавершені цикли

Відразу хочемо прояснить, що незакінченим циклом є будь-який розпочатий Вами (навіть у думках) цикл, який Ви не завершили. Навіть коли Ви просто подумали про те, що треба подзвонить родичам, з якими давно не спілкувалися, або про те, що непогано було б прочитати якусь книгу про нюанси роботи у Вашій сфері діяльності, Ви вже розпочали цикл. І, якщо він не був завершений, то він утримує Вашу увагу, знижуючи Вашу ефективність та викликаючи у Вас стан дратівливості та збудженості.

Щоб звільнити Вашу увагу, ми рекомендуємо хоча б раз на тиждень виписувати всі моменти та дії, на яких у Вас знаходиться увага, тобто, про які Ви пам'ятаєте. Проаналізуйте цей перелік. Напевно, там є щось, що вже не є актуальним чи важливим. Відразу ж викреслити їх. Якщо Ви бачите у списку щось важливе, що можна зробити прямо зараз – то зробіть це. Наприклад, дайте відповідь на лист другу, який запросив Вас на день народження або зателефонуйте родичам, або знайдіть ту книгу, яку хотіли прочитати, і прочитайте її.

Почніть завершувати найпростіші з виписаних циклів, які можна зробити прямо зараз з мінімальними зусиллями. З кожним закритим циклом у Вас буде все більше і більше вільної уваги і Ви зможете ефективно вирішити більш масштабні завдання. Якщо Ви відразу візьметеся за найважливіші речі, то у Вас може не бути достатньої уваги для їх вирішення. Людина може ефективно звернути увагу на вирішення масштабних завдань, тільки якщо в неї завершені інші цикли, і її увага ніде не висить.

Пам'ятайте, що Ваша увага – це Ваш основний ресурс. Вам завжди потрібно розуміти, куди і навіщо Ви його прямуєте. Тільки так Ви зможете утримувати фокус на важливих для Вас завданнях та успішно виконувати дії, необхідні для їх виконання.

Бажаю Вам успішного досягнення цілей!
Олексій Самойленко


P.S. Якщо вам сподобалася стаття, ставте "лайк". Вкажіть у коментарях питання зі сфери найму та управління персоналом, які Вас цікавлять. Ми обов'язково врахуємо Ваші побажання!